Aus meinem GoBD-Notizbuch

Von Peter tom Suden

13.03.2015

Steuerberater Peter tom Suden analysiert akribisch die insbesondere für elektronische Rechnungen relevanten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Sein aktuelles Zwischenergebnis: eine Mindmap im Format A0. Für einen ersten Einblick in seine Erkenntnisse lässt er uns einen Blick in sein GoBD-Notizbuch werfen.

Allgemeine Anforderungen

Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Verarbeitung

• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Ordnung
• Unveränderbarkeit
  
  
  

Einfluss der GDPdU

Mit der Veränderung der Technik, die zur Durchführung von Buchführung eingesetzt wird, ändert sich lediglich die Realisierung der mit Hinblick auf die EDV-Besonderheiten spezifischen Anforderungen an die Ordnungsmässigkeit im technischen, nicht aber mit Grundsatzbereich.

Die GoBD sind insofern eine modernisierende Zusammenfassung vopn GoBS, GDPdU und FAQ. Die Anforderungen an die Ordnungsmässigkeit der Buchführung ändern sich nicht dadurch, dass die Buchführung mit Hilfe moderner Techniken erstellt wird.

Die GoBD helfen den KMU bei derAusgestaltung von Dokumentationen zum Verständnis ihrer Buchhaltung. Die GoBD haben einen prozessorientierten Aufbau:

• Allgemeine Anforderungen
• Organisation der DV-Systeme
• Geschäftwvorfall/ Beleg
• Aufzeichnung
• Buchung
• Aufbewahrung
• Nachprüfbarkeit
• Datenzugriff
  
  
  

Durch "grosse" und "kleine" Konzessionsklauseln sollen die Grundsätze der Vehältnismässigkeit -insbesondere der Zumutbarkeit- berücksichtigt werden. Die konkrete Ausgestaltung ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäfststätigkeit und der Organisationsstrukturen sowie den eingesetzten DV-Systemen. Dies gilt insbesondere für:

• Protokollierung der Kontrollen zur Sicherstellung der vollständigen Erfassung und Unveränderbarkeit aller Geschäftsvorfälle (Rz. 88)
• IKS (Rz. 100)
• Beschreibung der Vorgehensweise zur Darensicherheit (Rz. 106)
• OrgAnweisung beim Scannen (Rz. 136)
• Verfahrensdokumentation (Rz. 151)
  
  
  

Bücher und Aufzeichnungen können auf Datenträgern geführt werden, wenn die angewandten Verfahren den GoB entsprechen. (Anmerkung pts: auch hier wird die Abgrenzung zwischen Buchführung und Aufzeichnungen verwischt. Aufzeichnende sollen sich an den Regeln, denen Buchführungspflichtige unterliegen, orientieren.).

Es sind alle DV-Systeme betroffen. (Anmerkung pts: das betrifft nicht nur EDV-Systeme, sondern eben auch alle papiergebundenen Datenbe- und -verarbeitungssysteme.)

Gemeint sind alle Systeme, mit denen Daten und Dolumente

• erfasst
• erzeugt
• empfangen
• übernommen
• verarbeitet
• gespeichert oder
• übermittelt werden.
  
  
  

Anmerkung: Inwieweit hier kleine oder grossen Konzessionsklauseln wirken, wird letztlich der BFH herausarbeiten müssen.

Zu den "Systemen" gehören Haupt-, Vor- und Nebensysteme.

Anmerkung: von "Büchern" ist hier nicht mehr die Rede!

Gemeint sind

• Finanzbuchführung
• Anlagenbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Kassensysteme
• Warenwirtschaftssysteme
• Zahlungserkehrssysteme
• Taxamater
• Geldspielgeräte
• elektronische Waagen
• Materialwirtschaft
• Fakturierung
• Zeitwirtschaft
• Archivsysteme
• Dokumenten-Management-Systeme
• sowie sämtliche Schnittstellen zwischen diesen Systemen
  
  
  

Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt es nicht, dass Grundprinzipien der Ordnungsmässigkeit verletzt und die Zwecke der Buchführung erheblich gefährdet werden.

Die zur Vermeidung einer solchen Gefährdung erforderlichen Kosten muss der Steuerpflichtige genauso in Kauf nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die die Art seines Betriebes mit sich bringt.

Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und Unterlagen kann hardware- und softwaremässig, muss aber immer auch organisatorisch gewährleistet werden.

Eine Ablage von Daten und Dokumenten in einem elektronischen Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmässig nicht, soweit nicht zusätzliche Massnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten (Anmerkung pts: Indexierung und Historisierung).

Eine Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise die Umwandlung des Dateiformats oder eine Änderung der bestimmten Aufbewahrungsformen ist nicht zulässig.

Werden Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht in unveränderter Form vorgelegt werden, ist die Buchführung formell nicht ordungsmässig (Anmerkung pts: Hieraus bezieht die Finanzverwaltung ihre Annahme, dass der Einsatz von Excel in der Buchführung deren Ordnungsmässigkeit in Frage stellt).

Wie Sie bemerken, habe ich einige wenige Anmerkungen hinzugefügt. Ansonsten sind das Aussagen der Finanzverwaltung. Für mich ergab das diese Schlussfolgerungen:

1. Eine Belegsammlung in einem Pendelordner mit nachfolgender Buchungserfassung unter Ausnutzung der ust-lichen Fristverlängerung könnte die Ordnungsmässigkeit der Buchführung gefährden.

Damit ist die ausnutzung der ust-lich weiterhin bestehenden Fristverlängerung ein Verstoss gegen die Verpflichtung zur zeitnahen Erfassung der Geschäftsvorfälle, wenn nicht besondere Massnahmen getroffen werden.

2. Die Finanzverwaltung wird die Anerkennung von Kassenbuchführung bei liquiditätsorientierten KMU hochschrauben. Die daraus entstehenden Mehrkosten "sind von den Steuerpflichtigen zu tragen.

3. Ein Excel-Kassenbuch wird vermutlich ohne besondere Sicherungsmassnahmen nicht mehr anerkannt werden

4. Ein Gleiches wird auch gelten für alle Arten von Excel-basierten Belegen wie Reisekostenabrechnungen etc.; aber eben auch für Überleitungsrechnungen wie zB von der HB zur StB zur eBilanz.

Lösungen 3. und 4.: Signatur, auch wenn das für den Mandanten teuer wird.