Absprachen beim Rechnungsaustausch

Editorial des Email-Newsletters 12-2020 vom 31.12.2020

(30.12.2020)

 

„Das Zugferd-Format ermöglicht den elektronischen Rechnungsaustausch ohne vorherige Absprache zwischen Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger.“ heißt es in den Fragen und Antworten zum Zugferd-Datenformat auf den Internetseiten des Forums elektronische Rechnung Deutschland (Ferd). So ganz ohne Kommunikation scheint es in der Praxis dann doch nicht zu funktionieren, ansonsten hätte das Ferd nun nicht (siehe aktuelle Meldung) eine Hilfe zum Erstellen und Befüllen von elektronischen Rechnungen an die Verwaltung veröffentlicht. Darunter fallen auch Rechnungen im Zugferd-Profil XRechnung.

Richtig ist: Wenn sich zwei Geschäftspartner implizit auf denselben Standard für Rechnungsdaten beziehen (semantisches Datenmodell und Syntax), dann können sie auf explizite bilaterale Formatabsprachen verzichten. Doch für alles, was über den Gegenstandsbereich des Standards hinausgeht, kommt es in vielen Fällen zu einer Absprache, genauer einer Vorgabe durch den Rechnungsempfänger: welche optionalen Datenfelder zu befüllen sind, wie genau die Referenz auf die Bestellung auszusehen hat (Beispiel: Leitweg-ID), auf welchem Weg die Rechnung übertragen werden muss, etc. Und auch bei Zugferd gilt für alle Rechnungsempfänger, die mehr Daten wollen, als das datenärmste Profil liefert: sie müssen es dem Rechnungssteller sagen.

Wenn Vorgaben durch den Rechnungsempfänger bei digitalen Geschäftsprozessen die Regel sind, dann ist es für die Rechnungssteller äußerst hilfreich, wenn eine ganze Branche (Beispiel: öffentliche Verwaltung) für alle ihre Mitglieder sagt, was sie will und nicht jedes einzelne Unternehmen seine individuellen Wünsche kundtut.

Ich wünsche Ihnen einen optimistischen Start ins neue Jahr

Ihr Gerhard Schmidt