Erleichterte Aufbewahrung von Rechnungen nach GoBD-Neufassung

Editorial des Email-Newsletters 07-2019 vom 09.08.2019

(05.08.2019)

 

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ist mitverantwortlich für die Umsetzung der E-Rechnung auf Bundesebene. Einiger Umsetzungsprobleme entledigt hat sich das BMF mit der Neufassung der GoBD. Das betrifft insbesondere die Aufbewahrung von Rechnungen. War es bislang so, dass eine Rechnung in dem Format aufbewahrt werden musste, in dem sie empfangen wurde, gilt das nun nicht mehr, sofern eine Reihe von Bedingungen eingehalten werden. Die Verwaltung muss der EU-Rechnungsnorm entsprechende Rechnungen in zwei Syntaxen empfangen können, nutzt aber nur eine davon als Inhouse-Syntax. Kommt eine Rechnung in der anderen Syntax, dann muss nur noch die in die Inhouse-Syntax konvertierte Rechnung aufbewahrt werden, doch nicht mehr auch zusätzlich die Rechnung in der Originalsyntax. Kommt eine Rechnung an die Verwaltung als hybride Rechnung, also als inhaltlich identisches Rechnungspaar im PDF-Format und EU-Norm-Format, dann muss nur das EU-Norm-Format aufbewahrt werden, da es die höhere maschinelle Auswertbarkeit besitzt. Für die Verwaltung schafft die GoBD-Neufassung die einfachsten denkbaren Regelungen für die Aufbewahrung von Rechnungen. In der Wirtschaft ist es oft noch nicht so einfach. Ob nur ein Rechnungsformat oder mehrere aufbewahrt werden müssen, hängt vom Grad der Digitalisierung der Rechnungsprozesse ab. Einige zusätzliche Bedingungen bezüglich Formatumwandlungen und Auswertbarkeit sind hier noch zu berücksichtigen.

Ihr Gerhard Schmidt