Start der zentralen Rechnungseingangs­plattform des Bundes und Neufassung der GoBD

Editorial des Email-Newsletters 10-2018 vom 02.11.2018

(31.10.2018)

 

Ist es Zufall, dass just dann, wenn die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes an den Start geht, die GoBD neu gefasst werden sollen? Oder räumt der Bundesfinanzminister als Mitbetreiber des Portals sich da Steine aus dem Weg, über die er selbst stolpern könnte?

Wenn ab Ende November die Voraussetzungen geschaffen sind, dass Rechnungen im Format XRechnung oder in einem nach der europäischen Norm zulässigen Format an den Bund geschickt werden können, dann kann es vorkommen, dass dort Rechnungen nicht in der Syntax UBL-XML, dem  Inhouse-Format der Verwaltung eingehen, sondern in der Syntax UN/CEFACT-XML, der zweiten nach der europäischen Norm zulässigen Syntax. Diese Rechnungen müssen dann in das Inhouse-Format der Verwaltung umgewandelt werden.

Die GoBD (Randziffer 135) sagen dazu: Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen.

Diese Anforderung ist für den Rechnungsempfänger lästig, insbesondere dann, wenn beiden Formaten, so wie es hier der Fall ist, dasselbe semantische Datenmodell zugrunde liegt. Denn weder Rechnungsinhalte noch Zugriffs- und Auswertungsmöglichkeiten können bei dieser Umwandlung verloren gehen.

Nach dem Entwurf der Neufassung der GoBD soll zukünftig die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausreichen, wenn keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird, wenn bei der Konvertierung keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen, wenn die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung dokumentiert wird (Verfahrensdokumentation) und wenn die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt werden.

Nicht nur die Verwaltung auch die Wirtschaft kann sich freuen, sich künftig in vielen Fällen nicht mehr mit der elektronischen Aufbewahrung von Unterlagen, für die sich nie mehr noch jemand interessieren wird, oder dem Jonglieren mit Indizes herumschlagen zu müssen.

Kann dieses Modell nicht Schule machen: Der Staat trifft Regelungen, seine internen Verwaltungsverfahren zu verschlanken, und diese Regelungen kommen genauso der Wirtschaft zugute?

Ihr Gerhard Schmidt