Im Rahmen seiner Digitalisierungsoffensive hat das Landratsamt Karlsruhe die elektronische Rechnungseingangsbearbeitung eingeführt. Am 18. Februar nahmen Landrat Dr. Christoph Schnaudigel und der ITEOS-Vorstandsvorsitzende William Schmitt das System in Betrieb und gaben auf einem mobilen Endgerät die erste elektronische Rechnung zur Auszahlung frei, die im Landratsamt zuvor ausschließlich digital bearbeitet worden war. Ab sofort können Rechnungen, die in elektronischen Formaten beim Landratsamt eingehen, vollautomatisch in einem digitalen Prozess abgewickelt werden: von der Annahme über die Verarbeitung bis hin zur Auszahlung und Archivierung. Die Mitarbeiter können sich damit ganz auf die inhaltliche Kontrolle, Kontierungsprüfung und Freigabe des Rechnungsbetrages konzentrieren.
„Ein wesentlicher Vorteil ist, dass keine Medienbrüche und Zwischenschritte in Papier mehr erfolgen und damit lange Laufzeiten über verschiedene Stationen vermieden werden", sagte Landrat Dr. Christoph Schnaudigel. Im Idealfall werde eine auf diese Weise gestellte Rechnung an den Landkreis bereits wenige Minuten nach dem Eingang bezahlt. Dies sei für den Rechnungssteller und auch für die Behörde von Vorteil. Der Landrat hofft deshalb, dass möglichst viele Unternehmen diese neue Art der Rechnungserstellung nutzen. Mit dem IT-Dienstleistungsunternehmen ITEOS, einer Anstalt des öffentlichen Rechts in gemeinsamer Trägerschaft des Landes und der Kommunen von Baden-Württemberg, habe man einen kompetenten Partner für die Umsetzung gefunden, mit dem die neue Art der Rechnungserstellung nun auch beginnt.
„Die Lösung setzt über die gesetzlichen Vorgaben zum elektronischen Rechnungsempfang hinaus auch gleich das dahinterstehende Ziel der automatischen elektronischen Weiterverarbeitung einer Rechnung vollständig um und setzt damit neue Standards. Die mobile Anbindung der SAP-Umgebung war in diesem Kontext noch einmal eine besondere Herausforderung, ist aber unverzichtbar, um den digitalen Alltag aus Anwendersicht vollständig abzubilden.", so William Schmitt, Vorstandsvorsitzender der ITEOS. Er geht davon aus, dass bei den Kommunen im Land das Interesse generell groß sein wird, dem Beispiel des Landratsamtes zu folgen und die vollständige Lösung so schnell wie möglich auch in der eigenen Verwaltung einzusetzen.
Derzeit wird beim Landratsamt das ZUGFeRD-Format eingesetzt. Das X-Rechnungsformat, welches in der 23. Sitzung des IT-Planungsrats für Bund und Länder am 22.06.2017 festgelegt wurde, kann ebenfalls integriert werden. Mit Einführung der E-Rechnung erfüllt die Kreisverwaltung heute schon die künftige Verpflichtung zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen, die für alle öffentlichen Auftraggeber am 18. April 2020 in Kraft tritt.
(Presseinformation des Landratsamts Karlsruhe vom 18.02.2019)
