Der Verband elektronische Rechnung (VeR) hat nterstützt von der zentralen Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) und dem Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat (BMI) ab Herbst 2017 ein umfangreiches Planspiel zur systematischen Erprobung der elektronischen Rechnungsstellung an die Verwaltung mit dem bevorzugten Standard XRechnung durchgeführt. Die Ergebnisse sind nun in einem Abschlussbericht veröffentlicht.
Ergebnisse des Planspiels in Kurzform
Vollständigkeit
Frage: Kann der Sender die erforderlichen Daten/Informationsbestandteile liefern und enthalten die Nachrichten alle für die Empfänger erforderlichen Daten?
Ergebnis: Ein Großteil der Rechnungen muss seitens der Rechnungssteller angepasst werden.
Semantik
Frage: Versteht der Sender die Semantik der Informationsbestandteile und stehen die Daten an der richtigen Stelle?
Ergebnis: Diese Frage konnte noch nicht beantwortet werden, da keine echten Rechnungssteller in das Planspiel eingebunden wurden.
Technik
Frage: Ist der Sender in der Lage, strukturierte Daten zu liefern und ist der Empfänger in der Lage, die Daten technisch zu verarbeiten?
Ergebnis: Die Lieferanten waren noch nicht in der Lage, strukturierte Daten zu liefern.
Vertraulichkeit
Frage: Welchen Kanal nutzen der oder die Sender, um die Rechnung zu verschicken?
Ergebnis: Dieser Aspekt konnte noch nicht betrachtet werden, da die Schnittstellen für die technische Übertragung noch nicht umgesetzt waren.
Empfehlungen
Aus den wesentlichen Erkenntnissen des Planspiels wurden folgende Schwerpunkte identifiziert, die dazu beitragen könnten, die Einführung des elektronischen Rechnungsempfangs durch die Verwaltung in Deutschland bei allen Beteiligten zu fördern.
Die im Rahmen der Abbildung von Musterrechnungen gewonnenen Erkenntnisse sollen im Rahmen des Änderungsmanagements des Standards XRechnung geprüft, bewertet und bearbeitet werden. Über den im Betriebskonzept XRechnung beschriebenen Change Management-Prozess könnten weitere Erkenntnisse aus der Praxis in die Fortschreibung des Standards einfließen.
Die Umstellung der rechnungsstellenden Systeme und die Schulung der verantwortlichen Personen dürfte einige Zeit in Anspruch nehmen. Insbesondere in der Einführungsphase können Provider die Rechnungssteller dabei unterstützen, XRechnung-konforme Rechnungen zu erstellen.
Es besteht nach wie vor ein großer Aufklärungsbedarf zu den Einführungsfristen und spezifischen Anforderungen des elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Verwaltungen. Die Verwaltungen als Empfänger sollten hierzu entsprechende Kommunikationskampagnen durchführen,
die den Handlungsbedarf herausstellen und dafür sensibilisieren, dass nun mit den entsprechenden Vorbereitungen begonnen werden muss. Da die Verwaltungslandschaft nach wie vor sehr heterogen ist, sollten nicht nur die technischen Verfahren, sondern auch die Kommunikationsstrategien untereinander abgestimmt werden, damit alle Marktteilnehmer – und insbesondere die KMU – mit einheitlichen Botschaften bespielt werden können. Wichtig ist, dass diese Kommunikation zielgruppengerecht formuliert wird.
Hierzu könnte es sich anbieten, die Kommunikationsstrategien mit Vertretern der Marktteilnehmer abzustimmen. Dies sind beispielsweise sowohl die Verbände, welche die Interessen der verschiedenen Lieferanten-Zielgruppen vertreten, als auch Provider oder Plattformbetreiber.
Die Multiplikatoren, die die verschiedenen Lieferanten-Zielgruppen betreuen, sollten darüber hinaus ihre Mitglieder aktiv über diejenigen Änderungen in der Rechnungsstellung aufklären, die sich aus der Einführung von XRechnung ergeben. Dies betrifft insbesondere die andere Darstellung von Zu- und Ab- gaben, die Auflösung von Sammelrechnungen in viele Einzelrechnungen oder auch neue Pflichtangaben wie Leitweg-ID oder Lieferantennummer.
Darüber hinaus sollte als strategische Zielsetzung angestrebt werden, dass die elektronische Rechnung als ein Element der Digitalisierung der Supply Chain begriffen wird. Insbesondere sind hier elektronische Bestellungen und elektronische Lieferscheine zu nennen. Denn erst dann, wenn auch diese Dokumente in elektronischer Form übermittelt werden, können gesamte Geschäftsprozesse automatisch abgewickelt und das Optimierungspotenzial voll ausgeschöpft
