Lesbarkeit und Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen

Von Gerhard Schmidt

30.06.2024

In kaum einem Vortrag über die kommende E-Rechnungspflicht fehlt der Hinweis, dass nach GoBD elektronische Rechnungen auch elektronische aufbewahrt und unverzüglich lesbar gemacht werden müssen. Das sollte für alle Unternehmen in den letzten Jahren eigentlich zu einer nicht mehr erwähnenswerten Selbstverständlichkeit geworden sein.

Wie sind wohl die, die sich jetzt Gedanken über die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen im XML-Format machen, in der Vergangenheit mit PDF-Rechnungen umgegangen? Ausdrucken und abheften? Die Lesbarkeit über die Dauer der steuerlichen Aufbewahrungsfrist sicherzustellen ist kein Problem. Einen Viewer für XML-Rechnungen nach europäischer Rechnungsnorm wird sich jedes Unternehmen spätestens dann besorgen, wenn es eine solche Rechnung bekommt. Ein XML-Viewer wird sehr schnell genauso selbstverständlich sein, wie heute ein PDF-Viewer. Und im Ernstfall einer Außenprüfung schaut sich ein Prüfer eine XML-Rechnung wohl lieber mit dem Viewer auf seinem Notebook an als mit einem unternehmenseigenen Viewer aus unklarer Quelle.