Die Musterverfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen (insbesondere auch von Rechnungen), herausgegeben vom Deutschen Steuerberaterverband (DStV) und der Bundessteuerberaterkammer (BStBK), ist in Version 2.0 erschienen und umfasst nun auch das mobile Scannen.
Mit dem Ziel, den Berufsstand über die neuen Vorgaben zum mobilen Scannen bei der Belegdokumentation zu informieren, veröffentlichte die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) am 29. November 2019 die überarbeitete Muster-Verfahrensdokumentation. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) enthalten in der am 28. November 2019 vom BMF veröffentlichten überarbeiteten Fassung erstmals Aussagen zum mobilen Scannen
Die Finanzverwaltung fordert in den GoBD für zahlreiche Bereiche Verfahrensdokumentationen von steuerpflichtigen Unternehmen. Das betrifft vor allem eine geordnete und sichere Belegablage oder die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente. Durch die Möglichkeit, Belege mit einem Smartphone abzufotografieren und in der Cloud zu speichern, ergeben sich neue Vorgaben für Steuerberater und Unternehmen.
BStBK und DStV zeigen in der aktualisierten Muster-Verfahrensdokumentation u. a. die einzelnen Verfahrensschritte der Belegbearbeitung vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung. Sie geben Hilfestellung zur Anleitung der Mitarbeiter und zu den Anforderungen an die verwendete Hard- sowie Software. Das digitale Belegabbild soll zukünftig den Papierbeleg für Nachweis- und Dokumentationszwecke vollständig ersetzen. So sind keine originalen Papierbelege mehr notwendig, um die Aufzeichnungen ordnungsgemäß zu führen.
Die aktualisierte Muster-Verfahrensdokumentation ist hier abrufbar.
