Der organisatorische Weg zur E-Rechnung in der Verwaltungspraxis – Eine Entscheidungshilfe

Kostenfreie AWV-Neuerscheinung mit Empfehlungen für den Einführungsprozess der E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

27.11.2017

Der AWV-Leitfaden gibt im Wesentlichen die Inhalte eines Workshops „Der Weg zur E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“ wieder, den die AWV e.V. gemeinsam mit Praktikern der Inneren Verwaltung, Organisatoren aus Eigenbetrieben und Vertretern von kommunalen Verbänden sowie der Beratung beim Deutschen Landkreistag in Berlin im Mai 2017 durchgeführt hat.

Durch die Übermittlung strukturierter elektronischer Daten soll die Rechnungsbearbeitung schneller, sicherer und wirtschaftlicher erfolgen. Bei den Behörden in Bund, bei den Ländern und in Kommunen stehen unterschiedliche Vorbereitungsarbeiten auf der Agenda, damit elektronische Rechnungen im Verwaltungsablauf automatisch verarbeitet werden können. Der AWV-Leitfaden „Der organisatorische Weg zur E-Rechnung in der Verwaltungspraxis“ möchte Organisatorinnen und Organisatoren – unabhängig von Behördengröße, Organisationsstruktur oder konkret eingesetzter  IT – helfen, nach Möglichkeit an alle Vorarbeiten zu denken, den Ist-Zustand im notwendigen Umfang zu prüfen und die erforderlichen Maßnahmen zur rechten Zeit durchzuführen.

Praxisnähe Entscheidungshilfen für Organisatorinnen und Organisatoren

Der Leitfaden analysiert die vielfältigen Herausforderungen öffentlicher Verwaltungen bei der Einführung eines elektronischen Rechnungsformates in den Verwaltungsablauf. Er hilft dabei, typische Fehler im Umsetzungsprozess zu vermeiden. Um die Weichen für eine durchgehend elektronische Rechnungsabwicklung zu stellen, werden organisatorische Notwendigkeiten für die Einführung im Verwaltungsablauf, wie Geschäftsordnungen, Prozesse und Zuständigkeiten, praxisnah erläutert. Auf diese Weise erhalten Organisatorinnen und Organisatoren einen ersten Überblick und können bereits erledigte Punkte „abhaken“, andere Tätigkeiten ergänzen und künftiges Vorgehen planen.

Das Vorgehensmodell orientiert sich an einem Drei-Phasenmodellbestehend aus „Frühphase", „Vorbereitungs-und Entscheidungsphase" und „Ausführungsphase": Der erste Teil, „Frühphase", geht sowohl auf die gesetzlichen Anforderungen in Zusammen-hang mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung als auch auf organisatorische Rahmenbedingungen ein. Der zweite Teil, „Vorbereitungs-und Entscheidungsphase", behandelt Fragen der internen Struktur, auf deren Basis neue Prozessketten gestaltet oder  Bestehendes weiterentwickelt wird. Der abschließende dritte Teil wirft einen Blick auf die „Ausführungsphase". Der gesamte Ablauf der Umstellung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung wird durch praktische Hinweise für Organisatorinnen und Organisatoren sowie eine umfangreiche Linksammlung ergänzt.

Erfahrungsaustausch bei der AWV-Fachveranstaltung: „Der Weg zur E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“

Der AWV-Leitfaden „Der organisatorische Weg zur E-Rechnung in der Verwaltungspraxis – Eine Entscheidungshilfe“ gibt im Wesentlichen die Inhalte eines Workshops „Der Weg zur E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“ wieder, den die AWV e.V. gemeinsam mit Praktikern der Inneren Verwaltung, Organisatoren aus Eigenbetrieben und Vertretern von kommunalen Verbänden sowie der Beratung beim Deutschen Landkreistag in Berlin im Mai 2017 durchgeführt hat.

Die Onlinepublikation ist hier als PDF-Datei kostenfrei über die AWV zu beziehen.