Die Stadt Osnabrück wird mit ihren Prozessen und Dienstleistungen immer digitaler: Neben der erfolgreichen Einführung des ServicePortals, mit dem unter anderem städtische Dienstleistungen online erledigt werden können und dem Dokumentenmanagementsystem (DMS), ist die Stadt Osnabrück beim Thema digitale Rechnungseingangsbearbeitung Vorreiter.
Um die Verwaltung noch effizienter zu gestalten, wurde ein digitaler Workflow mit Anbindung an das bestehende DMS sowie an das Finanzsystem SAP entwickelt. „Durch die Einführung der elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen konnten wir eine Reduzierung der Bearbeitungszeit von durchschnittlich 6,2 Tage auf 2,9 Tage erzielen", erläutert Finanzvorstand Thomas Fillep. Die Digitalisierung der Arbeitsabläufe hat auch Vorteile beim Thema Transparenz. Zu jedem Zeitpunkt können der Status der Rechnung eingesehen und auf die Rechnung unabhängig von Ort und Zeitpunkt zugegriffen werden. „Das ist besonders in Pandemie-Zeiten von Vorteil, wenn zum Beispiel Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice arbeiten", sagt Thomas Fillep.
Verarbeitung von E-Rechnungen
Die Europäische Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen[1] (EU-RL 2014/559) verpflichtet öffentliche Auftraggeber zur Annahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. In diesem Zusammenhang wurde bei der Stadt Osnabrück ein dreistufiges Konzept zur Ansprache der Firmen entwickelt. Im ersten Schritt wurden die Zentralisierung des Rechnungseingangs innerhalb der Stadt Osnabrück und die Verbesserung der Rechnungsadressierungsqualität durch gezielte Anschreiben an die Lieferanten vorangetrieben. „In einem zweiten Schritt wurde ein zentrales digitales Postfach für die Verarbeitung von digital eingehenden Rechnungen im PDF-Format eingerichtet", erklärt Matthias Göcken (Fachdienstleiter Rechnungswesen und Sondervermögen), der die Umsetzung des Projektes geleitet hat. Seit Mitte 2018 können diese an die E-Mail-Adresse rechnung@osnabrueck.de verschickt werden. Dort werden die Rechnungen über eine sogenannte OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) ausgelesen und anschließend digital an den zuständigen Fachbereich weitergeleitet.
Durch die Kommunikation mit den Firmen konnten im Laufe des Jahres 2018 sowie 2019 die Anzahl der eingehenden Rechnungen im PDF-Format per Mail auf 370 pro Monat erhöht werden. „Diese Zahl konnte im Jahr 2020 erfreulicherweise erneut gesteigert werden. Hier wurden 1844 Rechnungen pro Monat bearbeitet, die digital über dieses Postfach eingegangenen sind", erläutert Thomas Fillep. Damit gingen insgesamt 52,22 Prozent aller gebuchten Eingangsrechnungen über den digitalen Weg bei der Stadt ein (Stand 16.12.2020).
Im dritten Schritt erfolgte dieses Jahr unter anderem eine Registrierung der Stadt Osnabrück beim Niedersächsischen Antragssystem für Verwaltungsleistungen Online (NAVO). Städtische Lieferanten haben hier die Möglichkeit Rechnungen im XRechnungs-Format direkt über das NAVO oder das eigene Finanzsystem zu erstellen. Durch die Angabe der Leitweg-ID wird die E-Rechnung direkt an die Stadt Osnabrück zur weiteren Bearbeitung zugeordnet.
Neben diesem Weg besteht darüber hinaus seit dem vierten Quartal 2020 auch die Möglichkeit standardkonforme E-Rechnungen (Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.0 und X-Rechnung) an die zentrale Mailadresse rechnung@osnabrueck.de zu schicken. „Dies konnte in einem Pilotprojekt innerhalb kürzester Zeit umgesetzt werden. Damit setzt die Stadt Osnabrück auch die Regelungen der EU-RL 2014/55/EU um", erklärt Matthias Göcken.
Ausblick
Ziel der Stadt ist es in den nächsten Monaten die Businesspartner der Stadt mit einem hohen Fakturierungsvolumen entsprechend auf die digitale Rechnungsstellung umzustellen. „Die gute Konzernstruktur der Stadt hilft hier schnell und unkompliziert beteiligte Gesellschaften ins Boot zu holen", so Thomas Fillep. Zum 1. Januar 2021 wird voraussichtlich ein Businesspartner innerhalb der Konzernstruktur umgesetzt, der allein über 1.000 Fakturierungen p. a. gegenüber der Stadt vornimmt. Weitere große Beteiligungsgesellschaften werden 2021 folgen.
(Presseinformation der Stadt Osnabrück vom 05.01.2021)
