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5 gute Gründe für ein Rechnungs­ein­gangs­buch

Von Rolf Holicki

01.07.2019

Rolf Holicki

Rolf Holicki 
Rolf Holicki ist Director Business Unit E-Invoicing, SAP&Web Prozesses bei der Seeburger AG. Er hat mehr als 25 Jahre Erfahrungen in den Bereichen E-Invoicing, SAP, Workflow und Geschäftsprozessautomatisierung.

Unternehmen, die jeden Tag eine große Anzahl von Eingangsrechnungen zentral und/oder dezentral erhalten, brauchen einen guten Überblick. Das zentrale Rechnungseingangsbuch ermöglicht Ihnen die nötige Kontrolle.

Was ein Rechnungseingangsbuch können sollte

Im Handelsgesetzbuch unter § 238 Abs. 1 HGB wird die sogenannte Buchführungspflicht erläutert: »Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.«

Ein gut gemachtes elektronisches Rechnungseingangsbuch erfüllt diese Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung.

Alle eingehenden Rechnungen werden automatisch im zentralen Rechnungseingangsbuch erfasst. Dieses bietet:

  • die Möglichkeit der Recherche (z.B. bei Nachfrage vom Lieferanten)
  • zentrale Überwachung nach Skonto- und Rechnungsfälligkeiten
  • Unterstützung bei Monats, Quartals- und Jahresabschlüssen
  • die zentrale Sicht auf den Bearbeitungsstatus aller Rechnungen


5 gute Gründe für ein Rechnungseingangsbuch

Ein gut gemachtes Rechnungseingangsbuch bietet dem Anwender folgende Vorteile:

  1. Compliance
    Ohne ein elektronisches Rechnungseingangsbuch kann man die Anforderungen an die Dokumentation und darauf aufbauend die HGB-Konformität in der Praxis kaum erfüllen.
  2. Automatisierung
    Das Rechnungseingangsbuch verfolgt die aktuellen Schritte der Rechnungsverarbeitung von der Übernahme des Rechnungsbelegs bis zur endgültigen Buchung. Das Rechnungseingangsbuch wird automatisch gefüllt und umfasst den gesamten Rechnungsbestand.
  3. Archivierung
    Die Eingangsrechnungen werden zentral und revisionssicher archiviert.
  4. Transparenz
    Mithilfe von Suchfunktionen im elektronischen Rechnungseingangsbuch können Rechnungen schnell und mühelos gefunden werden. Das Rechnungseingangsbuch schafft einen transparenten Überblick aller Rechnungen mit Angaben über die Rechnungshöhe.
  5. Service für Fachabteilungen
    Bei Nachfragen von den Fachabteilungen können die betreffenden Dokumente leicht gefunden und eventuell noch zu erledigende Prüfungen aufgezeigt werden.


Nutzungsbeispiele

Die Buchhaltung kann so jederzeit einen aktuellen Überblick über die laufenden Prozesse erhalten. Durch geeignete Selektionskriterien werden frühzeitig Vorgänge erkannt, die einen kritischen Zustand zu erreichen drohen.

Eine solche Selektion könnte beispielsweise die Anzeige aller Vorgänge sein, deren Zahlungsziel in 5 Tagen erreicht ist.

Unternehmen, die täglich eine große Anzahl von Eingangsrechnungen zentral und/oder dezentral erhalten und bearbeiten müssen, bewahren so den Überblick bzw. die Kontrolle durch ein zentrales Rechnungseingangsbuch.

Je höher die Transparenz, die Sie über die Rechnungen im Rechnungseingangsbuch haben, desto schneller können Sie auf einzelne Vorgänge reagieren und bestimmte Auswertungen vornehmen:

  • Fälligkeiten und Skonti ermitteln,
  • Eingangsrechnungen priorisieren,
  • Bearbeitung kurzfristiger Ausfälle,
  • Stand der Rechnungen und die zuständigen Mitarbeiter ermitteln


Monatsabschlüsse können schneller durchgeführt werden, weil das Rechnungseingangsbuch genau darstellt, welche Rechnung aus dem alten Monat noch nicht gebucht ist und was die Ursache dafür ist. Wurden früher vor Monatsabschlüssen extra Rückstellungen für größere Rechnungsbeträge gebildet, so kann heute über das Rechnungseingangsbuch sofort eingesehen werden, ob die betreffende Rechnung bereits gebucht ist und ggf. auf die Rückstellung verzichtet werden kann.

(Erstveröffentlichung im Seeburger-Blog)

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