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Elektronischer Rechnungsaustausch - Einführung

Obwohl der elektronische Rechnungsaustausch erhebliche Sparpotenziale bietet, wird er von den Unternehmen in Deutschland - insbesondere den KMU - noch viel zu wenig genutzt.

Übersicht

Aktueller Umfang des elektronischen Rechnungsaustauschs

In Deutschland werden jährlich 6,5 Milliarden (ohne Rechnungsaustausch innerhalb verbundener Unternehmen) bis 10 Milliarden (einschließlich Rechnungsaustausch innerhalb verbundener Unternehmen) B2B-Rechnungen ausgetauscht. Nur rund 10% der Unternehmen verschickt elektronische Rechnungen, während 90% der Unternehmen nach wie vor Papierrechnungen verschickt.

Bei den Unternehmen, die in der Vergangenheit elektronische Rechnungen verschickten, handelt es sich fast ausschließlich um Großunternehmen, die ihren Geschäftspartnern die Art der Rechnungsstellung vorschreiben können.

Die wichtigsten Verfahren zum elektronischen Rechnungsaustausch sind

  • PDF
  • EDI
  • Zugferd


Elektronische Rechnungen in Form von PDF-Dateien können ohne bilaterale Absprache zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht werden, da praktisch jeder Rechnungsempfänger über eine Anzeige-Software für PDF-Dateien verfügt. Der Austausch von PDF-Rechnungen bedeutet einen Medienbruch, da die Rechnungsdaten im erzeugenden System in der Regel als strukturierte Daten vorliegen, in der PDF-Datei jedoch bildhaft dargestellt sind und auf der empfangenden Seite die Rechnungsdaten manuell oder teilautomatisiert wieder zu strukturierten Daten gemacht werden müssen.

Das EDI-Verfahren ist medienbruchfrei. Allerdings bedarf es bilateraler Vereinbarungen zwischen den Geschäftspartnern über Form und Inhalt der ausgetauschten Rechnungen.

Der Austausch von Rechnungen im Zugferd-Format vereint die Vorteile der beiden anderen Verfahren. Er ist medienbruchfrei und bedarf keiner bilateralen Absprachen.

Kostensenkungspotenziale durch elektronische Rechnungen

Eine Rechnung verursacht Bearbeitungskosten zwischen 6 und 22 Euro (Bonpago-Studie). Durch elektronischen Rechnungsaustauch können gegenüber Papierrechnungen Kosten von 1 bis 5 Euro pro Rechnung eingespart werden, ohne Medienbruch noch mehr.

Der Empfänger kann zusätzliche Skonti wahrnehmen, weil die Rechnung schneller zugestellt wird und die Rechnungsbearbeitungsschritte bis zur Bezahlung (z.B. Freigabe) teilweise parallel erfolgen können. Der Absender bekommt seine Rechnung im Schnitt schneller bezahlt.

Zusatznutzen durch elektronische Rechnungen

In elektronischen Rechnungen kann effizienter gesucht werden als in Papierrechnungen. Dadurch verbessert sich die Auskunftsbereitschaft. Erhält der Rechnungsempfänger detaillierte Rechnungsdaten elektronisch, können diese für betriebswirtschaftliche Analysen und Steuerungen genutzt werden. Die Aufbewahrung elektronischer handels- und steuerrechtlich aufbewahrungspflichtiger Unterlagen bedeutet weniger Kosten als die Aufbewahrung in Papierform.

Der elektronische Rechnungsaustausch ist die Durchbruchapplikation für den elektronischen Geschäftsverkehr. Rechnungen sind die Dokumente in den Geschäftsprozessen, an die die höchsten Anforderungen gestellt werden. Wenn deren Austausch reibungslos im großen Stil funktioniert, dann auch der Austausch aller weiteren Dokumente, die in den Unternehmen benötigt und archiviert werden (Verträge, Angebote, Rechnungsreklamationen usw.).

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