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Aus dem Weiß(tage)buch

Rechnungsbearbeitung bizarr! Bringt die elektronische Rechnung manche ECM-Anwendungen in Schwierigkeiten?

Von Dietmar Weiß

06.12.2018

Dietmar Weiss

Dr. Dietmar Weiß 
Dr. Dietmar Weiß ist Inhaber der DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung und Autor des Weiß-Buch Invoicing: Elektronische Eingangsrechnungs­bearbeitung. Er ist mit Themen wie Controlling, Dokumenten Management, Systemmigration, und Prozessmanagement seit Jahren vertraut. In seinem Spezialgebiet Eingangsrechnungsbearbeitung erarbeitet er Lösungen, die weltweit bei bisher über 1200 Gesellschaften im Einsatz sind.

Eine Rechnung aus strukturierten Daten im XML-Format wird mittels Stylesheet in ein definiertes Layout gebracht und in eine bildhafte PDF-Datei gewandelt. Aus dieser werden dann von einer OCR mit einem Rechnungsleser wieder strukturierte Rechnungsdaten extrahiert! Was soll das Ganze?

Hintergrund

In Italien werden ab 2019 Rechnungen elektronisch über das staatliche Portal ausgetauscht. „Ausländer“ können ihre Rechnungen wie bisher auf Papier oder als pdf-Dateien nach Italien senden, denn es gilt folgende Regelung:

Die elektronische Rechnung (fattura b2b) ist eine Rechnung zwischen italienischen Steuersubjekten, die digital im XML-Format ausgestellt, empfangen und gespeichert wird. Der Versand und Empfang der XML-Rechnungen erfolgt direkt über die zentrale SDI-Plattform (Sistema di Interscambio) wofür Schnittstellen oder Web-Oberflächen angeboten werden.

Für die deutschen Unternehmen, die italienische Tochtergesellschaften haben, gilt also die Verwendung der elektronischen Rechnung. Somit muss der Portalzugriff eingerichtet werden und die XML-Rechnung verarbeitet werden.

Lösungen

Spezialanbieter bieten hierzu entsprechende Adapter für ihre Eingangsrechnungslösungen an, die XML-Rechnungen auslesen und importieren können. Dazu gibt es dann auch einen Viewer, der die XML-Rechnung in einem ansprechenden lesbaren Layout anzeigt.

Bei Eingangsrechnungslösungen von ECM-Anbietern hingegen gibt es dazu teilweise ungewöhnliche Lösungsansätze, wie den oben beschriebenen.

Warum dieser Umweg?

Üblicherweise können ECM-Systeme Dateien über COLD-Verfahren, Scan-Programme oder andere Importverfahren importieren. Dafür wird oft eine Indexdatei benötigt oder Daten werden aus dem Bild mittels OCR ermittelt. Ein direkter XML-Import fehlt hingegen.

Um die elektronische Rechnung nach CEN-Standard im XML-Format in das ECM zu importieren wird deswegen teilweise auf Konverter von Drittanbietern zurückgegriffen Die Aufbereitung für den Import erfolgt so außerhalb des ECM-Systems.

Darüber hinaus kann die ECM-Lösung typischerweise nur Office- und Bilddateien (PDF, TIF, JPG, PNG etc.) anzeigen. Für CAD-Formate wird oft ein spezieller Viewer benötigt, und für „schöne“ Anzeige von XML-Rechnungen wäre diese ebenfalls nötig. Deswegen ist die direkte Verarbeitung und Anzeige von XML-Dateien für manche ECM-Lösungen ein komplexer Vorgang.

Damit sich die Komplexität in Grenzen hält, wird im Vorfeld des ECM-Systems mit o.g. Aufbereitungswerkzeug eine PDF-Konvertierung vorgenommen und dann auf bewährte Import- und Anzeigeverfahren zurückgegriffen und die Rechnung in den Prüfungs- und Freigabe-Workflow geschickt und abgelegt.

Die Verarbeitungskette sieht also so aus, dass aus Klardaten eine pdf-Datei erzeugt wird, aus der mittels OCR und Regelwerk wieder die Daten ermittelt werden.

Das ist umständlich und sicher nicht im Sinne der Digitalisierung – wir wissen aber nun, warum das bei manchen Lösungen so ist.

Hoffen wir, dass es eine – sehr kurze – Übergangslösung ist und elektronische Rechnungen auch bald von allen ECM-Lösungen direkt importiert und angezeigt werden können.

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