Anzeigen

Anbieter von Rechnungsaustausch-Lösungen
Basware
Seeburger
GISA
Simba Computer Systeme GmbH
PSP München

Portal zur Förderung elektronischer
Rechnungs- und Geschäftsprozesse

Home  Rechnungsprozesse

E-Invoicing-Dienstleister – Wofür brauche ich den?

Von André von de Finn

14.12.2016

André von de Finn

André von de Finn 
André von de Finn ist Director Network Business Area DACH bei der Basware GmbH.

Papierrechnungen werden vom Sender aufgegeben, mit Lastwagen und Flugzeug von Ort zu Ort transportiert und schließlich vom Postboten an den Empfänger zugestellt. Auch wenn man nicht jeden einzelnen Schritt im Hintergrund kennt, so ist dieser Vorgang doch recht überschaubar, verständlich und prinzipiell bekannt. Doch wie ist das eigentlich beim elektronischen Rechnungsaustausch? Auch hierfür gibt es Dienstleister, welche die Übermittlung übernehmen. Was genau diese im Hintergrund leisten, bevor die elektronische Rechnung zugestellt wird, wissen jedoch die wenigsten. Der Hauptunterschied zwischen einem herkömmlichen Briefzusteller und einem e-Invoicing-Dienstleister ist der Umfang seiner Leistung, denn e-Invoicing-Dienstleister sind keine reinen Transporteure. Sie prüfen, validieren, reichern an und wandeln um. Zudem können sie verschiedenste Rechnungsformate auf unterschiedlichen Wegen annehmen. 

Rechnungseingang: Unterstützung bei unterschiedlichen Eingangskanälen und -formaten 

In vielen Unternehmen verursacht die Erfassung, Kontierung und Verteilung von Papierrechnungen im Rechnungseingang nach wie vor viel Aufwand. Ein zentraler Rechnungseingang, über den Sie ausschließlich elektronische Rechnungsdaten erhalten, birgt ein großes Einsparpotenzial: Zeitaufwendige manuelle Routinearbeiten fallen weg und eine weitgehend automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungen wird ermöglicht. Doch ändern Sie Ihren Rechnungseingangsprozess, hat das gleichzeitig Auswirkungen auf den Rechnungsausgang bei Ihren Lieferanten.  

Hier kommen E-Invoicing-Dienstleister ins Spiel: Mit einem e-Invoicing-Dienstleister haben Ihre Lieferanten weiterhin die Wahl, wie sie eine Rechnung versenden möchten. Ob Papierrechnung, PDF, Hybridformate oder rein strukturierte Rechnungsdaten, jede Rechnung wird entsprechend ihres Eingangsformats weiterverarbeitet, so dass am Ende immer eine e-Invoice im gewünschten Format des Kunden herauskommt. 

Dienstleister können auch die physische Übermittlung des Belegs aus verschiedenen Eingangskanälen in einem zentralen Rechnungseingang zusammenführen: Sender können Rechnungen per Post, per E-Mail oder über eine gesicherte Datenverbindung (z.B. AS2, SFTP etc.) schicken oder auch direkt im Lieferantenportal eintippen. Sofern die Übermittlung der elektronischen Bestellungen ebenfalls über dasselbe Portal erfolgt, ist es bei manchen Dienstleistern sogar möglich, dass Lieferanten im Portal aus Bestellungen mit nur einem Klick Rechnungen erzeugen können. 

Neben dem Empfang elektronischer Formate gehört auch das Einscannen und Auslesen von Papierrechnungen oder das Extrahieren von Rechnungsdaten aus einem PDF zum Leistungsspektrum eines guten e-Invoicing-Dienstleisters. Am Ende stellt er sicher, dass alle Rechnungen elektronisch zur weiteren Bearbeitung vorliegen - egal an welchem Standort und in welchem Format eine Rechnung eingeht.

Mehr Wissenswertes zu den unterschiedlichen Möglichkeiten beim Rechnungseingang lesen Sie hier.

Der Nutzen eines E-Invoicing-Netzwerks 

Neben den Direktverbindungen zwischen Handelspartnern besteht die Möglichkeit sich als Rechnungssender oder –empfänger einem e-Invoicing-Netzwerk anzuschließen und damit eine größere Reichweite und Flexibilität beim Rechnungsaustausch zu erlangen. Betrieben werden diese von e-Invoicing-Dienstleistern. Das Basware Network ist ein Beispiel dafür. Es kooperiert mit anderen Netzwerken und verbindet eine Millionen Unternehmen in über 100 Ländern.

Im Netzwerk erfolgen nicht nur der Transport der Rechnung zum Empfänger, sondern noch viele weitere Schritte. Im ersten Schritt wird geprüft, ob die Rechnung alle Pflichtangaben enthält die im Rahmen der jeweiligen Gesetzgebung vorgeschrieben sind. Die Validierung von Rechnungen umfasst zusätzlich zur Prüfung von steuerlich notwendigen Pflichtfeldern aber auch den die Anwendung Empfänger-spezifischer Prüfungen, wie z.B. die Prüfung des Feldes „Bestellnummer“ auf eine bestimmte Bestellnummernlogik, die Doublettenprüfung oder mathematische Prüfungen („Umgang mit Rundungsdifferenzen“). Die Definition dieser Prüfungen erfolgt dabei in Zusammenarbeit mit dem Empfänger, im Rahmen eines Workshops. 

Im nächsten Schritt findet die Konvertierung der Rechnung statt. Insgesamt gibt es eine große Anzahl gängiger Formate und Standards für den elektronischen Rechnungsaustausch. E-Invoicing-Dienstleister stellen sicher, dass Empfänger Rechnungen immer in ihrem gewünschten Format zugestellt bekommen, unabhängig vom Eingangsformat. So müssen auch Lieferanten nicht unzählige Rechnungsformate parallel erzeugen können. Für die Konvertierung ist oft eine Anreicherung der elektronischen Rechnungsdaten durch den e-Invoicing-Dienstleister notwendig. Ein Beispiel ist das Format EDIFACT, welches besonders im Handel weit verbreitet ist und eine EAN-Nummer auf der Rechnung fordert. Bei Warenrechnungen sind die in der Regel vorhanden, für Dienstleistungsrechnungen müssen allerdings Dummy-EANs erzeugt werden, um den Anforderungen des Formats zu entsprechen.

Am Ende der Prozesse innerhalb eines Netzwerkes steht die Zustellung der e-Invoice im gewünschten Format in das Finanzbuchhaltungssystem des Empfängers. Idealerweise bietet der ausgewählte Dienstleister Standardschnittstellen zu den gängigsten ERP-Systemen wie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics oder Sage.

Zusatzservices 

Die Zusammenarbeit mit e-Invoicing-Dienstleistern gibt Sicherheit hinsichtlich steuerrechtlicher Anforderungen und gewährleistet einen reibungslosen Prozess im Umgang mit verschiedensten Rechnungsformaten. Darüber hinaus können Unternehmen von zusätzlichen Services profitieren. Die Archivierung von Rechnungen oder Kampagnen zur Lieferantenaktivierung entlasten Empfänger. Self-Service-Portale für Lieferanten vereinfachen das Stammdatenmanagement und die Rechnungsverfolgung. Manche Dienstleister bieten zusätzliche Finanzierungsmöglichkeiten über ihr Netzwerk, wie beispielsweise kurzfristige Übergangsfinanzierungen für Forderungen oder Verbindlichkeiten. Kreditoren und Debitoren können damit je nach Cashflow-Anforderung den Zahlungszeitpunkt unabhängig voneinander bestimmen. 

( Dieser Artikel erschien im Origial unter: http://baswa.re/2fJSsAY)

Newsletter
 hier abonnieren

Anzeige

Anzeige

Aktuell

Editorial

Rasante Dynamik beim elektronischen Rechnungsaustausch

Zugferd

Entwurf Zugferd 2.0 Profil EN16931 zur Kommentierung veröffentlicht

Kommentar

Zugferd weiterhin mit Eintrittsgeld und auf der Schleichspur? (Gerhard Schmidt)

Standardisierung

CEN-Norm "Elektronische Rechnungsstellung" veröffentlicht

Rechtliches

Referententwurf E-Rechnungs-Verordnung

Rechtliches

Eine erste Analyse des Entwurfs der E-Rechnungs-Verordnung aus Sicht der Praxis (Stefan Groß und Jakob Hamburg)

Öffentliche Verwaltung

XRechnung durch IT-Planungsrat verabschiedet

Standardisierung

XRechnung - ein neuer Standard? (Gerhard Schmidt)

Veranstaltungen

E-Rechnungs-Gipfel 2017 – Meilenstein des elektronischen Rechnungsaustauschs (Gerhard Schmidt)

Öffentliche Verwaltung

Architekturkonzept eRechnung für die föderale Umsetzung in Deutschland veröffentlicht

Zugferd-Praxis

Deutsche Bahn fordert von Lieferanten Zugferd-Rechnungen

Literatur

Billentis-Marktstudie 2017 "E-Invoicing / E-Billing"

Videos

Bitkom "Die elektronische Rechnung mit Zugferd"

Musteranschreiben

Umstellung auf elektronische Rechnungen und Zugferd

Zugferd

Zugferd-Anbieter-Übersichten

Linkpartner

Werden Sie Linkpartner des Portals

Partner-Portale
Forum Elektronische Steuerprüfung
IT-Forum Steuerberater-Mittelstand
Veranstalter