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Was Sie beim elektronischen Rechnungseingang mit unterschiedlichen Eingangskanälen beachten sollten

Von Achim Kauffmann

01.12.2016

Achim Kauffmann

Achim Kauffmann 
Achim Kauffmann ist Vice President Business Development bei der Basware GmbH.

Der Rechnungsempfang in der Praxis ist vielschichtig. Papierrechnungen, die gescannt und mit OCR-Verfahren ausgelesen werden, PDF-Rechnungen per Email, EDI-Verfahren. Unternehmen müssen sich auf dem Weg zur durchgängig elektronischen Rechnungsverarbeitung viele Fragen stellen – auf die es nicht immer einfache Antworten geben wird – und ihre Prozesse genau durchleuchten.

Heutzutage verwendet eigentlich jedes Unternehmen einen PC und Software zur Verwaltung seiner Daten sowie zum Erstellen von Rechnungen. Das bedeutet, Rechnungsinformationen sind im Prinzip überall elektronisch vorhanden. Durch das Ausdrucken und postalische Versenden von Rechnungen sowie die manuelle Eingabe der Rechnungsinformationen auf Empfängerseite bei papierbasierten Rechnungsprozessen entsteht nicht nur ein Mehraufwand, sondern vor allem Informationsverlust. Dabei wäre das gar nicht nötig. Mit dem Umstieg auf e-Invoicing lassen sich Aufwand und Fehlerquote bei der Rechnungserfassung und ‑verarbeitung minimieren. 

 Informationsverlust

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 Vollständige Rechnungsinformation

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Rechnungseingang in der Praxis – unterschiedliche Rechnungstypen und Verfahren

Der Rechnungsempfang in der Praxis ist vielschichtig. Wirft man einen Blick auf die Ausgangssituation, wie sie sich in einem Großteil der Unternehmen darstellt, ergibt sich folgendes Bild:
Üblicherweise arbeiten Unternehmen mit nur wenigen großen und vielen kleinen Lieferanten zusammen. Eine Faustregel besagt, dass 20% der Lieferanten 80% der Belege verursachen. Für die meisten Unternehmen wird also die Konzentration auf ihre Hauptlieferanten im Zuge der Umstellung auf elektronische Rechnungsverarbeitung schon zu 80% weniger Papierrechnungen führen. Ein guter Anfang, jedoch sollte man sich mittelfristig auch mit Strategien für die vielen kleinen Lieferanten beschäftigen.

Desweiteren gehen zahlreiche unterschiedliche Rechnungstypen in Unternehmen ein, die ebenso unterschiedliche Verbuchungsformen erfordern: Rechnungen mit und ohne Bestellbezug, für direktes oder indirektes Material und Sonderformen wie Telekommunikations- oder Transportrechnungen. Abhängig von der Art der Rechnung werden auch Rabatte, Nebenkosten oder Mengenabweichungen bei der Rechnungsverarbeitung anders gehandhabt. Unternehmen müssen sich also intensiv mit ihren Rechnungsprozessen beschäftigen und über die Abläufe im Klaren werden, wenn sie das Thema elektronische Rechnungsverarbeitung angehen. 

In den meisten größeren Unternehmen sind bereits EDI- oder Gutschriftverfahren im Einsatz, das heißt es werden schon elektronische Dokumente mit Geschäftspartnern ausgetauscht. Allerdings eigenen sich diese Verfahren nicht für alle Rechnungstypen. Die EDI-Verfahren sind darüber hinaus insbesondere für kleinere Lieferanten technisch und organisatorisch häufig nicht umsetzbar.

Das OCR-Verfahren, mit dem gescannte Papierrechnungen ausgelesen und in elektronische Rechnungen umgewandelt werden, findet sich oft in Unternehmen, die Rechnungen zwar elektronisch verarbeiten, aber noch nicht elektronisch empfangen. Allerdings ist dieses Verfahren sehr aufwändig, da es spezielle Software und Scanner erfordert, Rechnungen vorsortiert werden müssen und vielfach manuelle Korrekturen notwendig sind. 

Unternehmen müssen sich auf dem Weg zur durchgängig elektronischen Rechnungsverarbeitung also viele Fragen stellen – auf die es nicht immer einfache Antworten geben wird – und ihre Prozesse genau durchleuchten.

Was ist eine e-Invoice?

Vor dem Gesetz und in steuerrechtlicher Hinsicht gilt ein elektronisches Dokument, das elektronisch verschickt wird, als elektronische Rechnung und ist seit 2011 der Papierrechnung gleichgestellt. Unter einer „echten e-Invoice“ versteht man jedoch eine bestimmte Art der elektronischen Rechnung, die sich von PDF-Rechnungen oder EDI-Rechnungen unterscheidet.

Was ist eine E-Invoice?

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Die EDI-Rechnung sind strukturierte Daten in einer Datei, die in einem neutralen Format zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Strukturierte Daten können vom Empfängersystem automatisiert verarbeitet werden, sind jedoch vom Menschen nur mit entsprechendem Spezialwissen lesbar. EDI-Rechnungen müssen üblicherweise vor der Verarbeitung noch konvertiert und für den Prüfungsfall mit speziellen Anzeigeprogrammen lesbar gemacht werden. EDI-Rechnungen erlauben einen hohen Automatisierungsgrad, sind aber nicht skalierbar. Der Fokus für die Verwendung dieses Formats liegt daher auf ausgewählten strategischen Geschäftspartnern. 

 

PDF-Rechnungen sind vom Menschen lesbar, jedoch nicht von Maschinen. Das PDF ist ein unstrukturiertes Datenformat, lediglich ein Rechnungsbild und kann somit nicht automatisiert verarbeitet werden. Der Versand via E-Mail ist zudem vergleichsweise unsicher. Da es eine kostengünstige Variante ist, ist sie jedoch für kleine Lieferanten mit geringen Belegmengen gut geeignet.

Die „echte“ e-Invoice ist eine Mischform. Sie beinhaltet sowohl strukturierte Rechnungsdaten wie auch ein Rechnungsbild, kann also automatisiert verarbeitet werden und ist ohne Mehraufwand für jedermann lesbar. Arbeitet man mit einem Dienstleister für e-Invoicing zusammen, bekommt man die Rechnung bereits im passenden Format für das Empfängersystem geliefert, so dass auch der Konvertierungsaufwand wegfällt. Die „echte“ e-Invoice vereint alle Vorteile des elektronischen Rechnungsaustausches: sie ermöglicht hohe Automatisierung, ist skalierbar und sicher.

Varianten 

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Kosten-Nutzen-Betrachtung

Wenn sich Unternehmen mit dem Einstieg in die elektronische Rechnungsverarbeitung befassen, wird eine Kosten-Nutzen-Betrachtung natürlich nicht ausbleiben. Einer gemeinsamen Befragung des Institute of Financial Operations und von Basware zufolge sehen

  • 94% Effizienzsteigerungen
  • 82% Vorteile bezüglich Compliance und Audits
  • 80% Optimierung des Cashflows
  • 74% Optimierung von Forecasts und Planungsaktivitäten
  • 72% einen Beitrag zur Gewinnsteigerung


als die wichtigsten Vorteile des e-Invoicing. Gleichzeitig lässt sich mit elektronischer Rechnungsverarbeitung je nach Ausgangssituation und Automatisierungsgrad die Hälfte bis zwei Drittel der Verarbeitungskosten von Papierrechnungen einsparen. 

Einsparpotential elektronischer Rechnungen

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Fazit

Die elektronische Rechnung bietet signifikante Einsparpotentiale und wird sich in den nächsten Jahren weiter zum Standard etablieren. Die öffentliche Verwaltung wird aufgrund einer EU-Richtlinie ab 2018 zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet sein. Das BMI plant sogar, das Senden von elektronischen Rechnungen im Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung zur Pflicht zu machen. Damit würde die Zunahme von elektronischen Belegen deutlich befördert werden. Darüber hinaus sind innerhalb der EU die juristischen und steuerrechtlichen Bedingungen mittlerweile klar und relativ einfach geregelt und ermöglichen damit auch grenzüberschreitende e-Invoicing-Projekte.

Allerdings bestehen nach wie vor eine Vielzahl von Formaten und Eingangskanälen. Eine Standardisierung ist nicht abzusehen. Die damit einhergehende Komplexität kann von spezialisierten Providern abgefangen werden. Bei der Auswahl eines Providers sollte man allerdings auf einiges achten:

Die bekannten Marktforscher geben hier oftmals hilfreiche Hinweise, welche Anbieter diese Anforderungen abdecken können.

( Dieser Artikel erschien im Origial unter: http://baswa.re/2ffeVlD )

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