Die elektronische Rechnung – nichts Neues in Lateinamerika

Von Lennart Hesse

(09.02.2020)

Elektronische Rechnungen sind in Lateinamerika nichts Neues. Dort sind Unternehmen seit Jahren daran gewöhnt, in nahezu jedem Land elektronische Rechnungen entweder direkt oder über zentrale Rechnungs-eingangsplattformen an die Auftraggeber auszustellen. Dabei müssen sich Unternehmen auf die länderspezifischen Facetten, zum Beispiel die verschiedenen Formate, die digitale Signatur oder die Durchnummerierung der einzelnen Rechnungen durch die Steuerämter, einstellen. Rechnungen für Waren und Rechnungen für Dienstleistungen müssen in Brasilien beispielsweise an unterschiedliche Plattformen der verschiedenen nationalen und regionalen Steuerämter gesendet werden, während Rechnungen in Chile an zentraler Stelle registriert werden. Diese müssen dann allerdings individuell mit einer Identifizierungsnummer versehen werden. Dabei hat Chile, wo das e-Invoicing seit 2014 für alle Unternehmen verpflichtend ist, eines der ausgeklügelsten Compliance-Systeme überhaupt.

Die Experten in Deutschland sind sich einig – „Die elektronische Rechnung kommt!“ Diese Aussage ist für alle, die sich mit dem Thema der Rechnungsstellung beschäftigen, nichts Neues. Damit ist allerdings nicht der uns allen bekannte Versand von PDFs via E-Mail gemeint, sondern die schrittweise Einführung von strukturierten Formaten für den automatisierten Versand von Rechnungen. Die Rechnungen werden dann direkt von einer Buchhaltungssoftware zur anderen in einer maschinenlesbaren Sprache gesendet. Der Grund für die obige Prognose ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die öffentliche Auftraggeber in der Europäischen Union dazu verpflichtet, Rechnungen in einem Standardformat anzunehmen. Während man die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber des Bundes in Deutschland ab November 2020 verpflichtend macht, gehen einige EU-Länder einen Schritt weiter. In Italien, zum Beispiel, müssen auch Rechnungen für private Auftraggeber an eine zentrale Rechnungseingangsplattform des italienischen Zentralamts für Steuern gesendet werden.

All das ist in Lateinamerika nichts Neues. Dort sind Unternehmen seit Jahren daran gewöhnt, in nahezu jedem Land elektronische Rechnungen entweder direkt oder über zentrale Rechnungs-eingangsplattformen an die Auftraggeber auszustellen. Dabei müssen sich Unternehmen auf die länderspezifischen Facetten, zum Beispiel die verschiedenen Formate, die digitale Signatur oder die Durchnummerierung der einzelnen Rechnungen durch die Steuerämter, einstellen. Rechnungen für Waren und Rechnungen für Dienstleistungen müssen in Brasilien beispielsweise an unterschiedliche Plattformen der verschiedenen nationalen und regionalen Steuerämter gesendet werden, während Rechnungen in Chile an zentraler Stelle registriert werden. Diese müssen dann allerdings individuell mit einer Identifizierungsnummer versehen werden. Dabei hat Chile, wo das e-Invoicing seit 2014 für alle Unternehmen verpflichtend ist, eines der ausgeklügelsten Compliance-Systeme überhaupt.

Neben Chile gilt Mexiko als weiteres Best-Practice-Beispiel. Der Lieblingsstandort deutscher Unternehmen in Lateinamerika machte die elektronische Rechnungsstellung bereits im Jahr 2011 zur Pflicht und hat das System mit dem Namen Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) seitdem stetig weiterentwickelt. Für das Senden von elektronischen Rechnungen ist derzeit zunächst die Registrierung bei einem Proveedor Autorizados de Certificación (PAC) wichtig. PACs sind private Dienstleistungsanbieter, die die Rechnungen für den Rechnungssteller validieren und an das mexikanische Zentralamt für Steuern (Servicio de Administración Tributaria) weiterleiten. Wenn nun eine Rechnung im Unternehmen erstellt wird, wird diese auf elektronischem Weg an den jeweiligen PAC gesendet. Der PAC überprüft die Rechnung auf ihre Richtigkeit, versieht sie mit der digitalen Signatur (FIEL) und einem Zeitstempel (Certificado de Sello Digital) und sendet sie an das Zentralamt für Steuern. Die letztendliche Übermittlung an den Rechnungsempfänger kann dann entweder vom Rechnungsaussteller selbst oder vom PAC übernommen werden.

Für Unternehmen mit Niederlassungen in Lateinamerika dürfte der elektronische Versand von Rechnungen also nichts Ungewöhnliches sein. Diese Unternehmen wissen, vielleicht auch in Zusammenarbeit mit einem e-Invoicing-Partner, wie mit verschiedenen Compliance-Vorschriften umzugehen ist. Die elektronische Rechnung muss also kein Grund zur Panik sein, sondern kann auch für öffentliche und private Auftraggeber in Europa ruhig kommen.