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FeRD

Zugferd zieht immer größere Kreise

Rückblick auf die 3. Ferd-Konferenz

Von Gerhard Schmidt

11.09.2016

Gerhard Schmidt

Gerhard Schmidt
Gerhard Schmidt ist Chefredakteur von rechnungsaustausch.org

Auf der jährlichen Ferd-Konferenz präsentiert das Forum Elektronische Rechnung Deutschland seine Arbeitsergebnisse. Die inzwischen dritte Veranstaltung fand am 8. September 2016 im Bundeswirtschaftsministerium statt, wiederum unter dem Titel „E-Rechnung leicht gemacht – Vollgas voraus mit Zugferd“. Drei Premieren konnte der FeRD-Vorsitzende Stefan Engel-Flechsig in seiner Begrüßungsrede für den Tag ankündigen. Die Teilnahme des Partnerforums aus Frankreich mit Präsentation der immer engeren deutsch-französischen Zusammenarbeit, der dritte Sektor lotet neben Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung nun auch die Einsatzmöglichkeiten von Zugferd aus und der neu zum Ferd gestoßenen Verband der Treasurer ist dabei, Einsatzszenarien für Zugferd zu erschließen. „Digital first!“, also die elektronische Rechnung mit strukturierten Daten sollte Leitmotiv der von der Leiterin der Mittelstandsabteilung des Bundswirtschaftsministerium Sabine Hepperle eröffneten Konferenz sein.

 

Wie ist der aktuelle Stand der Entwicklung eines EU-Formats für elektronische Rechnungen und welche Auswirkungen hat dies auf Zugferd? Mit diesen Fragen setzte sich Andreas Pelekies, einer der Leiter des Ferd-Arbeitspakets „Technische Standards & Zugferd“ auseinander. Zeitgleich mit der Veröffentlichung des EU-Formats wird die Version 2.0 von Zugferd erscheinen. Und diese wird völlig konform mit der EU-Norm sein. Das Profil „Comfort“ von Zugferd 2.0 wird die EU-Norm exakt abdecken. Darüber hinaus wird es aber weiterhin die Profile „Extended“ und „Basic“ geben, die mehr bzw. weniger strukturierte Daten enthalten als die EU-Norm. Vom semantischen Datenmodell her wird es keine Umstellung geben. Eine neue Syntax wird allerdings notwendig. Der Anwender wird davon nichts spüren, die Programmiere werden aber tätig werden müssen. Das EU-Format wird sich auf eine Kernrechnung beschränken, was bedeutet, dass einer Rechnung genau ein Auftrag und eine Lieferung zugrunde liegen dürfen. Neu in der Zugferd-Welt wird es eine XML-Buchungshilfe als Anlage zu einer PDF-Rechnung geben, wobei die Buchungshilfe keine Rechnung im steuerlichen Sinne ist.

Eine XML-Buchungshilfe war ein Wunsch des französischen Partnerforums FNFE. Zwischen FNFE und Ferd hat sich in den letzten Jahren eine intensive Zusammenarbeit entwickelt, die sich in mehreren gemeinsamen Workshops niedergeschlagen hat. Über die Zusammenarbeit und deren Ergebnisse berichteten unter dem Titel „Zugferd als hybrides Rechnungsformat in Europa“ gemeinsam Bernd Wild für das Ferd und Cyrille Sautereau für das FNFE als dessen Präsident. Stolz konnten sie verkünden: Mit der Zugferd-Version 2.0 werden die deutsche und die französische Rechnungsformatfamilie in jeder Hinsicht identisch sein.

Zugferd als starkes, zukunftsweisendes Rechnungsformat zu haben, ist hoch erfreulich. Um von Zugferd aber profitieren zu können, muss ein Unternehmen oder eine Verwaltung erst einmal „zugferd-ready“ sein. Die Voraussetzungen zu schaffen, dass strukturierte Rechnungsdaten verarbeitet oder erzeugt werden können, kann langwierig und mühsam sein. Das führte Giso Schütz, Vizepräsident des Bundesverwaltungsamtes a.D. in seinem Vortrag „Der Weg zur e-Rechnung in der Verwaltungspraxis“ aus. Im Rahmen der hier zu bewältigenden Herausforderungen relativiert sich ein strukturiertes Rechnungsformat zu einem kleinen Baustein, der erst ziemlich spät Bedeutung gewinnt. Die Mitarbeiter bei der Digitalisierung mitnehmen! Das war eine der wichtigsten Botschaften von Schütz. Die Mitarbeiter kennen die alten Arbeitsabläufe am genauesten und sie müssen von den neuen überzeugt sein, damit sie funktionieren.

Damit war ein Grundton für die folgenden Vorträge angeschlagen, in denen über geplante oder bereits in Angriff genommene Projekte berichtet wurde.

Das Flaggschiff- und Pilotprojekt der öffentlichen Verwaltung zur elektronischen Rechnung findet im Bundesverwaltungsamt (BVA) statt. Darüber referierte Referatsleiterin Gabriele Mayer unter dem Titel „Zugferd-e-Rechnung im Betrieb - Verbesserung von Zeit und Qualität“. Seit Mitte 2015 kann das BVA elektronische Rechnungen empfangen und elektronisch verarbeiten. Mittels eines Dienstleister stehen sie im Zugferd-Format zur Verarbeitung zur Verfügung.

Ein internationales Praxisbeispiel aus der Wirtschaft präsentierte Christiane Flick von der Claas Service & Parts GmbH. In diesem Geschäftsbereich eines der international bedeutendsten Herstellers von Landmaschinen fallen bei der Fakturierung weltweit hunderttausende bisher manuell erfasste Belege an. Unzählige Menschen sind mit den Rechnungen beschäftigt. Strukturierte Rechnungsdaten werden immer stärker gefordert. Da kam Zugferd als Lösung wie gerufen. Es ließ sich schnell implementieren und einfach konfigurieren, Ressourcen konnten geschont werden, die Kunden wurden zufriedener und durch einen früheren Zahlungseingang konnte der Cashflow verbessert werden. Dass Zugferd ein hybrides Format ist, erwies sich als besonders hilfreich.

Wie dick dürfen die Bretter sein, die man mit Zugferd bohren kann?“ fragte Dietmar Wolf, Vorstand des Fachverbandes Finsoz mit Blick auf die Potenziale und Barrieren für einen Einsatz in der Sozialwirtschaft. Im dritten, dem Nonprofit-Sektor wird schließlich über viele zig Milliarden Euro jährlich abgerechnet. Zum Rechnungsaustausch mit Kunden und Lieferanten kommen hier insbesondere auch interne Verrechnungen und Abrechnungen mit Leistungsträgern für Rechnungen im Zugferd-Standard in Frage. Ist doch die Interoperabilität von IT-Systemen in diesem Bereich ein großes Problem. Wie sich das konkret in einer Einrichtung darstellt, führte Clemens Blauert am Beispiel des Evangelischen Johannesstifts aus.

Ein letztes Szenario für den Zugferd-Einsatz zeigte Cornelia Hesse vom Verband deutscher Treasurer auf: Elektronische Bankabrechnung und Zugferd - kein Widerspruch!

Großes Anliegen des Abschlusspodiums war, dass sich die Community rund um Zugferd weiter vernetzt, um so Synergieeffekte zu erzielen. In einer Hinsicht wird dies auf jeden Fall so sein: die vierte Ferd-Konferenz ist bereits geplant.

Möge der Elan der ehrenamtlich tätigen Zugferd-Engagierten nicht ermüden! Mit diesem Wunsch schloss der Ferd-Vorsitzende die erneut restlos ausgebuchte und von rund einem Dutzend Sponsoren und Ausstellern unterstützte Veranstaltung.

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