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E-Rechnungs-Gipfel 2017 – Meilenstein des elektronischen Rechnungsaustauschs

Von Gerhard Schmidt

30.06.2017

„Ein Meilenstein des elektronischen Rechnungsaustauschs in Deutschland“ war das einhellige Resümee der Teilnehmer des E-Rechnungs-Gipfels 2017, der am 27. und 28. Juni 2017 in Wiesbaden auf Schloss Biebrich stattfand. Präsentiert wurde die Veranstaltung vom Bundesministerium des Inneren (BMI), dem Verband elektronische Rechnung (VeR) und Exchange Summit. Die in den Tagen und Wochen zuvor veröffentlichten Konzeptbausteine der Verwaltung (E-Rechnungsgesetz, Architekturkonzept eRechnung, XRechnung, Referentenentwurf E-Rechnungs-Verordnung) fügten sich für die Konferenzbesucher zu einem schlüssigen Gesamtbild.

E-Rechnungs-Gipfel-2017

Quelle: Vereon / die event fotografen

Die digitalisierte Verwaltung – Anforderungen und Lösungen

„Die digitalisierte Verwaltung – Anforderungen und Lösungen“. Unter diesem Titel beschrieb Beate Lohmann aus dem Bundesministerium des Innern den ganz großen Rahmen: die Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung, in die sich auch die E-Rechnung nahtlos einfügen soll. In internationalen Leistungsvergleichen liegt Deutschland bei der Digitalisierung im hinteren Mittelfeld. Hier gilt es aufzuholen. Deutschland benötige eine moderne und sichere digitale Verwaltungslandschaft, die föderale Grenzen überwindet, komplexe Abläufe hinterfragt und die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen weiß. Ein Perspektivwechsel in der Verwaltung sein nötig. Nicht Binnensicht und Zuständigkeitsdenken, sondern nutzerfreundliche Anwendungen gilt es zu entwickeln, anzuwenden und in die Fläche zu bringen. Zentrales Projekt dabei ist die Einrichtung eines Portalverbundes.

Es wird künftig zwar weiterhin auf den verschiedenen Verwaltungsebenen verschiedene Serviceportale geben – aber mit einem wichtigen Unterschied: Für den Bürger wird es keine Rolle mehr spielen, über welches Portal er den Weg zur zuständigen Verwaltung findet. Die Serviceportale von Bund, Ländern und Kommunen sollen miteinander verknüpft werden. Über jedes Portal soll die Möglichkeit bestehen, sich ein Nutzerkonto zur Identifizierung anzulegen.

Auf der Agenda des Digitalisierungsprogramms ganz oben stehe der Austausch elektronischer Rechnungen mit der Verwaltung. Die E-Rechnung wird dabei eine Fachanwendung des Bürgerportals sein. An einen zentralen Rechnungseingang für die Bundesverwaltung wird sich eine möglichst zentrale Rechnungsbearbeitung anschließen.

Lohmann schloss: „Die Digitalisierung der Verwaltung muss eine gemeinsame Aufgabe aller Akteure sein. Nicht Zuständigkeitsdenken und Ressortegoismen dürfen die Agenda bestimmen, sondern die Bereitschaft zur Kooperation und Koordination. Wir haben die Wahl: Championship oder Kleinstaaterei, Gemeinsinn oder Egoismen.“

E-Rechnungs-Gipfel-2017

Quelle: Vereon / die event fotografen

EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung

Wie ein roter Faden zog sich durch fast alle Vorträge die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung  vom 26. Mai 2014. Sie verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber, künftig E-Rechnungen annehmen und verarbeiten zu können.  Und zwar nach einem Format, das die europäische Normungsorganisation CEN bis zum 27. Mai 2017 veröffentlichen soll. 18 Monate nach Veröffentlichung der Norm beginnt für die zentralen öffentlichen Auftraggeber die Pflicht, für die subzentralen Auftraggeber nach 30 Monaten. Mit gut einem Monat Verzögerung wurde die Norm am 28.06. während des E-Rechnungs-Gipfels publiziert. Damit tickt nun für die Verwaltung die Uhr: Am 28.12.2018 wird es für die zentralen und am 28.12.2019 für die subzentralen öffentlichen Auftraggeber ernst.

Die E-Rechnungs-Verordnung als Meilenstein in der E-Government-Strategie

Wie die EU-Richtlinie in nationales Recht umgesetzt wird, beschrieb Sören Bergner, ebenfalls Bundesministerium des Innern.

In einem zweistufigen Gesetzgebungsverfahren werden in einem formellen Gesetz die wesentlichen Grundsätze, in einer Rechtsverordnung die operativen Details geregelt. Die Umsetzung des E-Rechnungsgesetzes erfolgte am 10. April 2017 als Änderung des E-Government-Gesetzes (EGovG). Das Gesetz betrifft alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes sowie bestimmte öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber.

Die Verpflichtung zur E-Rechnung soll unabhängig vom Auftragswert sein. Denn nur wenn auch die  unterschwelligen Vergaben mit einbezogen werden, wird der Großteil der Rechnungen erfasst. Wenn schon neue Verwaltungsprozesse eingeführt werden, um E-Rechnungen zu verarbeiten, dann sollen auch möglichst viele Rechnungen darunter fallen.

Hervorzuheben  ist die gesetzliche Definition der E-Rechnung: „Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ Nach dieser Definition ist eine Rechnung im PDF-Format keine elektronische Rechnung. Der strenge E-Rechnungs-Begriff des E-Rechnungs-Gesetzes ist derjenige, der sich auch international inzwischen durchgesetzt hat.

Die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungs-Verordnung – E-Rech-VO), auf die Sören Bergner einen Ausblick gab, lag zum Zeitpunkt der Tagung den Verbänden als Referentenentwurf zur Kommentierung vor.

In der Verordnung geht es insbesondere um die Umsetzung der vom CEN vorgegebenen technischen Normungsdetails und die Herstellung von Interoperabilität bei den zum Einsatz kommenden unterschiedlichen technischen Ebenen durch Verweis auf einen nationalen Verwaltungsstandard XRechnung. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund wird festgeschrieben, ausgenommen verteidigungs- und sicherheitsrelevante Aufträge sowie Bagatellfälle, deren Grenzen wohl noch nicht abschließend festgelegt sind. Rechnungen an den Bund sind grundsätzlich als XRechnung einzureichen. Ausnahme: Die E-Rechnung entspricht der CEN-Norm.

Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes

Die E-Rechnung ist über ein zentrales E-Rechnungs-Portal des Bundes einzureichen. Das E-Rechnungs-Portal ist eine besondere Fachanwendung des übergreifenden Verwaltungsportals und auf föderale Erweiterung ausgelegt. Bevor eine Rechnung  an das Portal geschickt wird, ist eine Registrierung in einem Servicekonto erforderlich. Rechnungen können über unterschiedliche Kanäle eingehen und werden nach eventueller Aufbereitung an die IT-Systeme der in der Rechnung adressierten Behörden weitergeleitet. Mögliche Kanäle zur Rechnungsanlieferung sind E-Mail, De-Mail, Elster, direkte Integration (z.B. EDI), Netzwerke von Rechnungsdienstleistern, ein Portal, in dem Rechnungsdaten direkt eingegeben oder Rechnungsdateien hochgeladen werden können, aber auch in einem Scan-Zentrum gescannte Papierrechnungen. Soweit Sören Bergner.

Über „Die zentrale Rechnungseingangsplattform von BMI und BMF und den Roll-Out im Geschäftsbereich des BMI“ informierten etwas detaillierter Gabriele Mayer vom Bundesverwaltungsamt sowie Donovan Pfaff (Bonpago) und Martin Rebs (Schütze Consulting), die das BMI als Berater unterstützen. Ihre Zentrale Botschaft: Die Anbindung von Lieferanten ist einer der Schlüsselpunkte bei der erfolgreichen Einführung einer Rechnungseingangssoftware. So wird die Pflicht zur Chance für die Verwaltung.

Einen Projektbericht zum Aufbau und Einsatz der gemeinsamen E-Rechnungsplattform von BMI und BMF gab Sonja Voß vom Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes. Erst 2016 startete das Projekt beim IT-Planungsrat mit Expertengruppen für Recht, Fach (XRechnung) und Technik (Umsetzung). Für die Entwicklung von XRechnung ist ein Steuerungsprojekt unter Federführung des Bundesministeriums des Innern (BMI) und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) zuständig. Ende September 2016 startete die Kooperation zwischen dem Bund und der Freien Hansestadt Bremen, ein Monat später das Projekt zwischen BMI und BMF.

Vorgaben waren: die Nachnutzung bestehender technischer Komponenten sowie Beibehaltung bestehender IT‐Verfahren, keine höheren Anforderungen an E‐Rechnungen als an Papierrechnungen, die Erstellung eines gemeinsamen Architekturvorschlags mit dem Land Bremen sowie die fristgerechte Umsetzung der E‐Rechnung im Bund zum 27.11.2018 für E‐Rechnungseingang und -verarbeitung. Die E-Rechnungsbearbeitung sollte dabei nicht isoliert, sondern im Kontext mit E-Beschaffung, E-Vergabe und E-Akte gesehen werden. Im März 2017 wurde das gemeinschaftlich erstellte Architekturkonzept auf der CeBIT präsentiert, am 22. Juni 2017 XRechnung vom IT-Planungsrat verabschiedet.

Und was ist mit Zugferd?

Warum taucht der Name Zugferd in all den Veröffentlichungen der Verwaltung zur elektronischen Rechnung nirgendwo auf? Die Frage wurde während des E-Rechnungs-Gipfels immer wieder gestellt.

Wenn Zugferd der CEN-Norm entspricht, dann kann es sehr wohl an das E-Rechnungs-Portal des Bundes geschickt werden, ohne dass der Name Zugferd dazu explizit erwähnt werden müsste. Die Frage nach Zugferd reduziert sich daher auf: Akzeptiert das E-Rechnungs-Portal auch hybride Rechnungen aus PDF + XML, so wie Zugferd sie kennt? Dazu gab es in den Vorträgen aus der Verwaltung keine eindeutige, belastbare Aussage. Die Verbände, denen der Referentenentwurf der E-Rechnungs-Verordnung zur Stellungnahme zugeleitet wurde, werden wohl hybride Rechnungen fordern und es ist nicht unwahrscheinlich, dass auch hybride Rechnungen ans E-Rechnungs-Portal geschickt werden können.

Wie XRechnung, Zugferd und die CEN-Norm genau miteinander zusammenhängen, ist im Artikel „XRechnung - ein neuer Standard?“ genauer beschrieben.

Projekt- und Erfahrungsberichte

Neben umfassenden Informationen über die Einführung der E-Rechnung auf Bundesebene gab es auf dem E-Rechnungs-Gipfel Projekt- und Erfahrungsberichte aus deutschen Verwaltungen sowie aus dem Ausland. Diese gaben einen Eindruck davon, wie weit die Verwaltungen von Bund, Ländern und Kommunen schon sind und welche Herausforderungen sie noch bis Ende 2018 bzw. 2019 meistern müssen. Und wie weit Länder wie Österreich, Schweden oder Dänemark Deutschland auf dem Weg zum digitalen Staat schon vorausgeeilt sind.

Fazit

Der E-Rechnungs-Gipfel kann zu Recht als Meilenstein des elektronischen Rechnungsaustauschs in Deutschland angesehen werden. Die Verwaltung präsentierte der Öffentlichkeit erstmals ein Gesamtbild ihrer Konzepte für die E-Rechnung und deren Verarbeitung, eingebettet in eine umfassende E-Government-Strategie. Ohne Druck durch die EU wäre die Verwaltung heute mit der E-Rechnung längst nicht so weit. Doch einmal in Schwung gekommen ist heute ihre Botschaft: Wir wollen die E-Rechnung, wir schaffen die E-Rechnung pünktlich, wir starten mit der E-Rechnung jetzt richtig durch! Möge dieser Elan der Verwaltung auch die Wirtschaft beflügeln, die mit der E-Rechnung noch nicht so richtig Fahrt aufgenommen hat.

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