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E-Rechnung beim Bundesverwaltungsamt

Ein Erfahrungsbericht im Video

05.01.2017

Projektsteckbrief

Organisation:

Bundesverwaltungsamt (www.bva.bund.de)

Projektpartner:

Bundesdruckerei GmbH, Mach AG

Branche: Öffentliche Verwaltung (Bund)

Anzahl Mitarbeiter: 3.700

Projektlaufzeit: Herbst 2013 bis Mai 2018

In Echtzeitbetrieb seit: Eingangsrechnungen seit Juli 2015, Ausgangsrechnungen ab April 2018

Projektgegenstand

[  ]  R-Eingang: Digitalisierung von Papierrechnungen

[  ]  R-Eingang: Umstellung auf strukturierte Rechnungsdaten

[x]  R-Eingang: Umstellung auf Zugferd

[  ]  R-Ausgang: Umstellung auf strukturierte Rechnungsdaten

[x]  R-Ausgang: Umstellung auf Zugferd

[  ]  Mit Beteiligung Rechnungsdienstleister

Anzahl Ausgangsrechnungen pro Monat: Angabe in Kürze

Anzahl Eingangsrechnungen pro Monat: 50.000

Erwartete Ergebnisse:

Höchstmögliche Automatisierung, perfekte Integration (Beschaffung, Haushalt, Nebenbuchhaltungen)

Tatsächliche Ergebnisse:

40 % Zeitersparnis pro Beleg im Teilprozess von der (automatisierten) Erfassung der Rechnung bis zum Start der Mitzeichnung sowie deutliche Qualitätsverbesserungeng pro Beleg bereits im Teilprozess

Bereits seit mehreren Jahren verfügt das Bundesverwaltungsamt (BVA) über einen fast durchgängigen elektronischen Rechnungsbearbeitungsprozess. Die E-Rechnung komplettiert den elektronischen Prozess und ist der letzte Baustein für die medienbruchfreie Bearbeitung. Die automatisierte Übernahme der Daten aus der Rechnung in die Buchhaltungssoftware erspart den Erfassungsaufwand und reduziert dadurch auch die Fehler. Allein an dieser Stelle werden bei jedem Beleg aktuell 40 % eingespart.

Gabriele Mayer, Referatsleiterin Finanzmanagement beim BVA, sagte dazu: "Die Entwicklung der E-Rechnung war ein herausforderndes Projekt – aber eines, das sich lohnt, gerade weil das Ziel ein Standard für die öffentliche Verwaltung war! Seit Mitte 2015 kann das BVA E-Rechnungen empfangen und elektronisch verarbeiten, die Einsparungen werden sichtbar. Jetzt müssen wir die Unternehmen ins Boot holen, damit die E-Rechnung zur Erfolgs­geschichte werden kann. Neben dem flächendeckenden Roll-out ist der nächste Schritt bei uns die E-Ausgangsrechnung."

In einem gemeinsamen Video des Bundesverwaltungsamts und der Mach AG erfahren Sie mehr über die Einsparpotenziale und die Umsetzung der E-Rechnung:

E-Rechnung beim Bundesverwaltungsamt

 


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