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C4B Manuals: Prozessdokumentation im Rechnungswesen leicht gemacht

08.12.2020

Prozessdokumentationen haben sich in Unternehmen als Vorbereitung für die reibungslose Gestaltung wiederkehrender Standardabläufe, deren Optimierung sowie deren Automatisierung bewährt. Auch im betrieblichen Rechnungswesen haben die Automatisierung und die Digitalisierung von Bearbeitungsprozessen längst Einzug gehalten und die Analyse und Dokumentation entsprechender Abläufe sind unumgänglich. Vollständige und gleichzeitig aussagekräftige Prozessdokumentationen zu erstellen, ist jedoch wegen des Tagesgeschäftes im Rechnungswesen häufig kaum möglich. Die Lösung bieten vorkonfigurierte Prozessdokumentationen: Die C4B Manuals, die in jüngster Zeit unter Mitwirkung von FibuNet entwickelt wurden.

Das betriebliche Rechnungswesen steht wegen der sich fortlaufend ändernden Rahmenbedingungen vor großen Herausforderungen. Kosten- und Zeitdruck nehmen zu und die Digitalisierung und Automatisierung haben auch diesen Bereich längst erfasst. Häufig erweisen sich die unzureichende Datenqualität aus Vorsystemen, fehlende oder nicht ausreichende Abstimmungsregelungen sowie nicht vorhandene Dokumentationen als Schwachpunkte. Ebenso befinden sich bereits vorhandene, interne Kontrollsysteme nicht immer auf dem aktuellsten Stand.

Dies war Anlass für die C4B-Team GmbH & Co. KG, in Zusammenarbeit mit Experten aus der Praxis, leicht verständliche, schematische Prozessdokumentationen für das Rechnungswesen zu erstellen, die sogenannten C4B Manuals. Viele Prozesse im Rechnungswesen laufen in Unternehmen ähnlich ab, so dass diese in den C4B Manuals in einem leicht anpassbaren Standard vorkonfiguriert werden konnten. Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der jeweils dokumentierten Prozesse sind dabei vollständig und schlüssig. Als vormodellierte Prozesse verfügbar sind bereits Kreditoren, Debitoren und Anlagevermögen, aktuell in Bearbeitung sind Jahresabschluss, Richtlinien, Bilanzierungshandbuch und Treasury. In den C4B Manuals enthalten sind konkrete Best-Practise-Tipps zur Digitalisierung und Automatisierung, Gebrauchsanweisungen sowie fertige Handbücher.

Laut Doris Dreyer, geschäftsführende Gesellschafterin der FibuNet GmbH und maßgeblich beteiligte Expertin aus der Praxis, sind die C4B Manuals damit sehr gut für eine Verfahrensdokumentation geeignet, wie sie die GoBD für buchhalterische Prozesse vorschreibt: „Anwender der C4B Manuals sollten die GoBD nutzen, um die Geschäftsprozesse ihres jeweiligen Unternehmens einer eingehenden Auditierung zu unterziehen und an den Stand der aktuellen Rechtslage anzupassen. Das ist die beste Vorbereitung für eine weitere Optimierung und Digitalisierung.“

Für Ute Schröder, Geschäftsführerin der C4B-Team GmbH & Co. KG, ist die Mitwirkung von Doris Dreyer an den C4B Manuals ein erheblicher Mehrwert: „FibuNet setzt sich täglich mit gesetzeskonformen Arbeitsprozessen im Rechnungswesen auseinander und verfügt über sehr namhafte und anspruchsvolle Kunden. Hinzu kommen die persönlichen Erfahrungen von Frau Dreyer aus hunderten von Softwareeinführungen. Alles in allem eine einzigartige Verbindung aus Best Practise-Expertise im Rechnungswesen, der Umsetzung rechtlicher Anforderungen in buchhalterischen Prozessen sowie einem umfassenden Digitalisierungs-Know-how. Dies alles spiegelt sich eins zu eins in der Qualität unser C4B Manuals wider.“

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