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Zugferd weiterhin mit Eintrittsgeld und auf der Schleichspur?

Von Gerhard Schmidt

26.07.2017

Gerhard Schmidt

Gerhard Schmidt
Gerhard Schmidt ist Chefredakteur von rechnungsaustausch.org

Für die hybride Rechnung soll auch in Zugferd 2.0 das Format PDF/A-3 wieder Standard für die Verbindung der analogen PDF-Version mit der digitalen XML-Version einer Rechnung sein. PDF/A-3 ist gegenüber einfachem PDF eine deutlich teurere Technik. Für den elektronischen Rechnungsaustausch bietet PDF/A-3 keine nennenswerten Vorteile. Im Gegenteil, PDF/A-3 hat sich als beträchtliches Hindernis für eine schnelle Implementierung von Zugferd-Software erwiesen.

Die hybride Rechnung ist eine brillante Idee, denn sie erlaubt eine geschmeidige digitale Transformation des Rechnungsaustauschs. Ziel der digitalen Transformation des Rechnungsaustauschs ist, dass die analoge bildhafte Rechnung ersetzt wird durch eine elektronische Rechnung aus strukturierten Daten. Eine Rechnung im PDF-Format ist eine bildhafte und daher analoge Rechnung, obwohl sie auf elektronischem Weg übermittele wurde. Der Begriff der ausschließlich aus strukturierten Daten bestehenden elektronischen Rechnung ist heute international etabliert. Auch im 2017 verabschiedeten E-Rechnungs-Gesetz findet er sich wieder.

Nicht jeder, der eine elektronische Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten erhält, kann mit diesen etwas anfangen, sei es, dass er keine Anzeigesoftware dafür hat, sei es, dass seine rechnungsverarbeitende Software das Formt nicht kennt. Wird ihm aber zusätzlich noch die Rechnung inhaltlich identisch im PDF-Format mitgeschickt, dann hat er keine Probleme, denn über Anzeigesoftware für PDF-Dateien verfügt jeder. Die gibt es kostenlos zuhauf.

Nicht kostenlos zuhauf gibt es PDF/A-3, ein sehr spezielles PDF-Format. Genau das wird bei Zugferd für die hybride Rechnung aber zur Pflicht erklärt.

Was ist PDF/A-3?

PDF/A ist ein PDF-Format für die Langzeitarchivierung. Für den von den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen geplagten Unternehmer sind 10 Jahre bestimmt eine seeeeehr lange Zeit. Doch dafür wurde PDF/A nicht konzipiert. PDF/A wurde entwickelt, damit die Originalpartitur der Zauberflöte die Jahrhunderte überlebt – hätte Mozart zu seiner Zeit schon am Notebook komponiert.

Was wäre für eine echte Langzeitarchivierung (50, 100, 500, … Jahre) problematisch in einem einfachen PDF? Das wären beispielsweise exotische referenzierte Schriften, mehrdeutige Farbdarstellungen, transparenten Elemente, Javascript, das Inhalt oder Darstellung des PDF ändern kann, Audio- und Videodateien.

All das enthält eine aus einer Fakturasoftware erstellte Rechnung im PDF-Format nicht.

Was PDF/A-3 gegenüber anderen PDF/A-Formaten auszeichnet ist, dass darin andere Dateien eingebunden werden können. Von daher kommt unter den PDF/A-Formaten eben genau PDF/A-3 für hybride Rechnungen in Frage. Haben die in ein PDF/A-3 eingebundenen Dateien auch Langzeitarchivqualität? Die allermeisten sicherlich nicht.

Bei einfachem PDF ist es schon lange unproblematisch möglich, andere Dateien einzubinden.

Als Gründe für die Wahl von PDF/A-3 als PDF-Format für Zugferd werden genannt:

  • Als Langzeitarchivformat erfüllt PDF/A-3 die steuerrechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen
  • PDF/A-3 bietet unter allen PDF-Formaten die technisch sauberste Möglichkeit, Dateien einzubinden
  • Mit PDF/A-3 lassen sich auch zusätzliche rechnungsbegleitende Dokumente einbinden.
  • PDF/A-3 ist als PDF-Format für hybride Rechnungen mit Frankreich vereinbart, hat daher internationale Bedeutung.


Treffen diese Begründungen zu? Haben sie Gewicht? Werden dadurch Probleme gelöst oder geschaffen? Dies wird im Folgenden untersucht.

Gibt es steuerrechtliche Argumente für PDF/A?

Die Sorge, dass bei einer Betriebsprüfung die PDF-Version einer hybriden Rechnung mit einfachem PDF nicht mehr lesbar ist, ist völlig unbegründet:

  1. Beim Rechnungsempfang war die Rechnung lesbar, denn sonst hätte sie nicht verbucht werden dürfen. Also liegt das Problem bei der PDF-Anzeigesoftware. Lösung: einfach eine andere (kostenlose) nehmen.
  2. Die hybride Rechnung liefert die Rückfalloption für potenzielle Lesbarkeitsproblem beim PDF mit: die Rechnungsversion mit den strukturierten Daten. Aus den strukturierten Daten kann  mit entsprechender Anzeigesoftware die Rechnung bildhaft dargestellt werden.
  3. Bei Betriebsprüfungen hat es nach Informationen aus der Finanzverwaltung in der Praxis noch keine Probleme mit der Lesbarkeit von PDF-Dokumenten gegeben. Seit 2002 dürfen PDF-Rechnungen verschickt werden, ein Zeitpunkt, zu dem es PDF/A noch gar nicht gab.


Schließlich noch ein Argument, das sich langsam durchsetzt: Das PDF kann als Briefumschlag für die strukturierten Daten betrachtet werden, der nicht aufbewahrungspflichtig ist. Was nicht aufbewahrt werden muss, muss auch nicht lesbar sein.

Hat die sauberste Technik auch die größte Wirkung?

PDF/A-3 soll den technisch saubersten Mechanismus bietet, externe Dateien in ein PDF einzubinden. Nur wenn die strukturierten Daten sauber mit PDF/A-3-Technik in das PDF eingepackt w, können sie beim Rechnungsempfänger auch wieder sauber mit PDF/A-3-Technik ausgepackt werden. Bei einem einfachen PDF sei das zweifelhaft. Ohne PDF/A-3 als Standard für hybride Zugferd-Rechnungen gäbe es ein Durcheinander.

Masse statt Klasse

Nicht hohe Ingenieurskunst ist bei der Verbindung von strukturierten Daten und PDF gefragt, sondern Masse, Masse, Masse. Die hybride Rechnung ist ein Instrument, möglichst schnell möglichst viele Rechnungen mit strukturierten Daten in die Fläche zu bringen, um so die Voraussetzungen für einen medienbruchfreien Rechnungsaustausch zu schaffen.

Dass es dazu erheblicher Rechnungsvolumina bedarf, zeigt ein einfaches Rechenbeispiel. Wenn 10% aller Unternehmen Zugferd-Rechnungen verschicken und 10% aller Unternehmen Zugferd-Rechnungen verarbeiten können, dann bedeutet das in nur 1% aller Fälle einen medienbruchfreien Rechnungsaustausch. Selbst wenn je 50% aller Unternehmen Zugferd versenden oder empfangen, gibt es in 75% aller Fälle keine Medienbruchfreiheit.

Von welchen Zahlen können wir aktuell ausgehen? Auf der Internetseite des Ferd werden im Juli 2017 knapp 300 Zugferd-Unterstützer gelistet. Rechnen wir einmal sehr großzügig, verhundertfachen die Anzahl der Unterstützer und gehen davon aus, dass alle sowohl Zugferd-Rechnungen verschicken als auch verarbeiten. Dann kommen wir bei 3,5 Millionen deutschen Unternehmen auf jeweils 1% Zugferd-Versender und Zugferd-Empfänger. Das bedeutet – sehr großzügig gerechnet – in 0,01% aller Fälle einen Zugferd-basierten medienbruchfreien Rechnungsaustausch. Anders herum: in 99,99% aller Fälle nicht.

Maximale Wirkung erforderlich

Um Masse zu erzeugen, gilt es maximale Wirkung zu erzielen und nicht einen optimalen Wirkungsgrad. Welcher Technik ist der Vorzug zu geben, der Technik mit 100% Wirkungsgrad, die 100 hybride Rechnungen in die Fläche bringt (d.h. bei allen 100 Rechnungen sind die strukturierten Daten verwendbar) oder der Technik mit 90% Wirkungsgrad, die 1.000 hybride Rechnungen in die Fläche bringt (d.h. bei „nur“ 900 Rechnungen sind die strukturierten Daten verwendbar)?

Mag der Wirkungsgrad von PDF/A-3 bei der Auslieferung von strukturierten Daten optimal sein, so ist die Wirkung doch bescheiden. Denn PDF/A-3 ist eine teure Technik. Zumindest im Vergleich zu einfachem PDF. Die Hersteller von rechnungserstellender und rechnungsverarbeitender Software müssen erst in PDF/A-3 investieren, bevor sie Zugferd-Lösungen an den Markt bringen können.

Die Softwarehersteller fragen sich: Kann ich die Kosten für PDF/A-3 an meine Kunden weitergeben oder muss ich diese selbst tragen? Wann ist der richtige Zeitpunkt, um in PDF/A-3 zu investieren? Früh als Zugferd-Vorreiter oder lieber später, wenn Zugferd in Schwung gekommen ist?

Und viele Softwarehersteller sagen: Müsste ich nicht in PDF/A-3 investieren, dann hätte ich Zugferd mit einfachem PDF längst implementiert.

Genau diese Situation ist in einem am 19.07.2017 auf it-daily.net erschienenen Beitrag unter dem Titel „EU gibt ZUGFeRD die Sporen“ beschrieben. Dort heißt es: „Auch technisch und finanziell sind die Hürden hoch. SAP-Anwender finden in ihrer Preisliste entsprechende Lizenzgebühren zur Erstellung von Zugferd-Rechnungen aus SAP heraus, hinzu kommen Implementierungskosten. Es ergibt sich ein Betrag, den man nicht mal eben so wirklich gern zahlt.“

Spirale des Zuwartens

So hat sich in den letzten Jahren bei Zugferd eine Spirale des Zuwartens in Gang gesetzt. Ausgelöst wurde sie durch PDF/A-3 als Pflicht bei der hybriden Rechnung. Bei Veröffentlichung von Zugferd 1.0 war PDF/A-3 ein ganz junges Format, für das es damals nur wenige Angebote am Markt gab. Als klar war, dass bei CEN eine Norm für eine Kernrechnung entwickelt werden würde, die bis Mitte 2017 fertig sein sollte, haben viele Softwarehersteller erst recht abgewartet, was denn da von CEN kommen würde und in welcher Beziehung das dann zu Zugferd steht. Bis heute sieht kaum ein Softwarehersteller klar und weiß, was es mit CEN-Norm, Zugferd 2.0 und XRechnung auf sich hat. Den Softwarehersteller fehlen fundierte Informationen,  die ihnen schnelle Implementierungsentscheidungen erlauben.

Die Spirale des Zuwartens muss schnellstmöglich beendet werden. Das lässt sich erreichen durch klare Informationen an die Softwarehersteller und Beseitigung des Kostenfaktors PDF/A-3 bei der Implementierung.

Muss es überhaupt einen Standard dafür geben, wie PDF und XML miteinander verbunden werden? Standards werden dann benötig, wenn es ohne Standard in der Praxis schlechter funktioniert. Bei der hybriden Rechnung ist längst nicht erwiesen, dass es dafür eines Standards bedarf. Eine Best-Practice-Empfehlung und eine FAQ-Liste mit Antworten auf mögliche Probleme dürften eigentlich genügen.

Die hybride Rechnung ist von ihrer Funktion her weniger ein Format als ein Marketinginstrument. Sie soll strukturierte Rechnungsdaten in der Breite bekannt machen und für deren Nutzung werben. Die Softwarehersteller sind dabei Werbepartner für Zugferd und Zugferd-Botschafter. Möglichst schnell möglichst viele freiwillige Zugferd-Werbepartner und Zugferd-Botschafter zu gewinnen, wird nicht gelingen, wenn diese zunächst in eine bestimmte neue Technik investieren müssen und die Technik, die sie fast alle schon im Einsatz haben, nicht nutzen dürfen.

Die Chance, die Softwarehersteller als Partner für Zugferd zu gewinnen, sollte bei Zugferd 2.0 nicht ein zweites Mal vertan werden.

Wie relevant ist es, zusätzliche rechnungsbegleitende Dokumente in das Rechnungs-PDF einzubinden?

Die Möglichkeit, neben dem Rechnungs-XML zusätzliche rechnungsbegleitende Dokumente mit in das PDF einzubinden, ist eines der Argumente für PDF/A-3.

Rechnungsbegleitende Dokumente kommen bei der Masse aller Rechnungen nicht vor. Für einen seltenen Sonderfall eine elegante Lösung vorzusehen, die den Normalfall bremst, macht keinen Sinn.

Und wenn es rechnungsbegleitende Dokumente gibt, warum sollten diese in das PDF eingebunden werden und nicht in das XML? Das XML besitzt schließlich auch einen Dateicontainer. Und bei der digitalen Transformation gilt die Devise „digital first“.

Wie wichtig ist die internationale Bedeutung von PDF/A-3?

Wie viele Rechnungen werden innerhalb Deutschlands ausgetauscht? Wie viele zwischen Deutschland und Frankreich? Auch hier gibt es wieder erhebliche Unterschiede in den Rechnungsvolumina zwischen nationalem Normalfall und grenzüberschreitenden Sonderfall.

Schön wenn Erfolgsmodelle internationalisiert werden. Das PDF/A-3 basierte Zugferd ist aber national bisher leider kein Erfolgsmodell. Im nationalen Rahmen Masse zu generieren, muss allerhöchste Priorität sein. Erst dann fällt auch international eine beachtenswerte Anzahl von hybriden Rechnungen an. Bis dahin ist es international gleichgültig, wie genau PDF und XML miteinander verbunden sind. National aber nicht, wie zu sehen war.

Fazit

Die hybride Rechnung ist bei der digitalen Transformation des elektronischen Rechnungsaustauschs ein hervorragendes Instrument, strukturierte Rechnungsdaten für einen medienbruchfreien Rechnungsaustausch in die Fläche zu bringen. Ein Hindernis dabei ist PDF/A-3, das bei Zugferd als Standard für hybride Rechnungen gesetzt ist. Eine wirtschaftlichere Implementierung von Zugferd-Software und damit einhergehend eine schnellere Marktdurchdringung ist möglich, wenn bei Zugferd 2.0 auf PDF/A-3 verzichtet wird zugunsten einfachen PDFs.

Wie es dazu kam, dass PDF/A-3 für die hybride Zugferd-Rechnung zum Zuge kam und nach wie vor beibehalten werden soll, ist im Nächsten Newsletter von rechnungsaustausch.org zu lesen.

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