XRechnung ist ein deutscher Sonderweg, der den europäischen Harmonisierungsbestrebungen bei Rechnungsformaten widerspricht. Dieser Vorwurf an das im Juni 2017 vom IT-Planungsrat veröffentlichte Format XRechnung ist aktuell verbreitet zu hören. Beispielsweise in Stellungnahmen zum Referentenentwurf der E-Rechnungs-Verordnung. Entspricht diese Sichtweise aber den Tatsachen?
Namensdschungel
Es ist zweifellos nicht einfach, sich im Dschungel der Namen von Formaten für elektronische Rechnungen zu orientieren. Da gibt es neben XRechnung die unlängst vom europäischen Komitee für Normung CEN veröffentlichte Norm EN 16931 „Elektronische Rechnungsstellung“ , Zugferd in der Version 1.0 mit den drei Profilen Basic, Comfort und Extended, Zugferd in der noch nicht verfügbaren Version 2.0 mit den vier Profilen EN 16931, Extended, Basic und Buchungshilfe und dann gibt es noch Factur-X, wie Zugferd 2.0 international bezeichnet wird.
Zusätzlich ist noch zu unterscheiden in Formate mit ausschließlich strukturierten Daten (XRechnung, Zugferd 2.0) und hybride Formate aus strukturierten Daten und zusätzlichem PDF (Zugferd 2.0). Bei Zugferd 2.0 soll im Gegensatz zu Zugferd 1.0 die hybride Rechnung optional sein.
Im Folgenden liegt das Augenmerk auf den Formaten, die im Kontext von XRechnung relevant sind, also Formate, in denen Rechnungen an die Verwaltung geschickt werden können oder könnten. Das sind CEN-Norm, Zugferd 2.0 Profil EN 16931 und XRechnung.
Zugferd 1.0 spielt zukünftig keine Rolle mehr. Denn Zugferd 1.0 harmoniert nicht mit der CEN-Norm und Rechnungen in diesem Format können nicht an die Verwaltung geschickt werden.
Die Zugferd 2.0-Profile Extended, Basic und Buchungshilfe umfassen zu viel bzw. zu wenig strukturierte Daten für Rechnungen an die Verwaltung.
In welcher Beziehung stehen die hier relevanten Formate zueinander?
Formate mit ausschließlich strukturierten Daten
Beschränken wir uns zunächst auf Formate mit ausschließlich strukturierten Daten. Maßgeblich ist hier zukünftig die CEN-Norm.
Die CEN-Norm kennt bezüglich des semantischen Datenmodells drei Begriffe, mit denen es sich genauer auseinanderzusetzen gilt: compliant, fully compliant und CIUS.
Compliant: Es werden keine Geschäftsregeln des Datenmodells verletzt und keine weiteren Datenfelder ergänzt. Zulässig sind verschärfende Geschäftsregeln. So kann zum Beispiel im Rahmen einer CIUS ein Feld als Pflichtangabe definiert werden, das in der Norm selbst optional ist.
Fully compliant: Das Datenmodell und die zugehörigen Geschäftsregeln entsprechen exakt der Norm. Es gibt weder Verschärfungen noch Ergänzungen.
CIUS (Core Invoice Usage Specification): Anwendungsspezifikation einer Kernrechnung, die compliant zur Norm ist.
Mit diesem begrifflichen Rüstzeug lassen sich nun XRechnung und Zugferd 2.0 Profil EN 16931 beschreiben:
- Zugferd 2.0 Profil EN 16931 ist eine fully compliant CIUS der CEN-Norm
- XRechnung ist eine compliant CIUS der CEN-Norm
Bei XRechnung hat die öffentliche Verwaltung einige optionale Felder der CEN-Norm zu Pflichtfeldern gemacht, daher ist XRechnung compliant zur CEN-Norm aber nicht fully compliant.
Es gilt: jede XRechnung ist eine (spezielle) Zugferd 2.0 Profil EN 16931-Rechnung ist eine Rechnung nach CEN-Norm.
XRechnung ist also kein deutscher Sonderweg, der den europäischen Harmonisierungsbestrebungen bei Rechnungsformaten widerspricht. XRechnung ist – wie auch Zugferd 2.0 Profil EN 16931 – ein CIUS innerhalb der CEN-Norm, aber kein eigenständiger Standard für ein Rechnungsformat.
Dass eine Branche oder einzelne Unternehmen ihren Lieferanten Vorgaben machen, was alles eine Rechnung enthalten muss und in welchem Format die Rechnung zu stellen ist, ist in der Geschäftswelt seit langem üblich. Nichts anderes hat die Branche „Verwaltung“ gemacht. Sie hat basierend auf der CEN-Norm Rechnungsvorgaben an ihre Lieferanten aufgestellt und diese Vorgaben mit XRechnung bezeichnet. Andere Branchen und Unternehmen werden folgen und ihre auf der CEN-Norm basierenden CIUS ihren Lieferanten kommunizieren. Ein Rechnungsversender wird so zukünftig mit einer Vielzahl von CIUS, die compliant zur CEN-Norm sind, konfrontiert sein.
Verwaltungs-Standard
XRechnung ist doch ein Standard! Ein verwaltungsinterner Standard. „Was wollen wir als Verwaltung Bund, Länder und Kommunen übergreifend unter einer Rechnung verstehen?“ Diese Frage konnte die Verwaltung bis vor kurzem nicht beantworten. Nun kann sie es. Sie hat einen einheitlichen internen Rechnungsbegriff definiert und diesem die Bezeichnung XRechnung gegeben.
Es konnte eigentlich gar keine andere Bezeichnung sein, denn XRechnung reiht sich nahtlos ein in die Familie der XÖV-Standards. XÖV bedeutet „XML in der öffentlichen Verwaltung“. XÖV ist eine föderal organisierte Standardisierung, die von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betreut wird. Dort wurde auch XRechnung entwickelt.
Hybride Rechnung
Nicht jeder, der eine Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format erhält, kann mit dieser etwas anfangen. Wird ihm aber zusätzlich noch die Rechnung inhaltlich identisch im PDF-Format mitgeschickt, dann kann er mit der Rechnung etwas anfangen, denn über Anzeigesoftware für PDF-Dateien verfügt jeder. Das ist das Konzept der hybriden Rechnung.
Bezüglich der hybriden Rechnung unterscheiden sich XRechnung und Zugferd 2.0.
Da die Verwaltung künftig strukturierte Rechnungsdaten lesen und verarbeiten kann, kann und will sie auf die hybride Rechnungen möglichst verzichten. Das PDF der hybriden Rechnung ist nur unnötiger Ballast, der entweder entsorgt werden muss oder im weiteren Rechnungsprozess mitzuschleppen ist. XRechnung schließt daher eine hybride Rechnung aus.
Zugferd 2.0 soll es in zwei Varianten geben. Als hybride Rechnung aus XML und PDF und als reines XML. Die Variante mit reinem XML wird wie gesehen von der Verwaltung akzeptiert, da sie fully complient zur CEN-Norm ist, und Rechnungen nach CEN-Norm von der Verwaltung akzeptiert werden. Wird die Verwaltung aber auch hybride Rechnungen akzeptieren, deren XML-Teil alleine akzeptiert werden würde? Um diese Frage geht es letztlich, wenn kritisiert wird, dass Zugferd im Referentenentwurf der E-Rechnungs-Verordnung nicht explizit erwähnt ist.
