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E-Rechnungs-Gipfel 2019: Öffentliche Verwaltung nach wie vor Treiber des elektronischen Rechnungsaustauschs

Von Gerhard Schmidt

25.06.2019

„Das Spiel ist schneller geworden.“ Mit diesen Worten eröffnete Stefan Groß, Vorstandsvorsitzender des Verbands elektronische Rechnung (VeR) den E-Rechnungsgipfel 2019. Der VeR war wie in den Jahren zuvor neben dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) und dem Kongressorganisator Vereon Veranstalter der Tagung, die in diesem Jahr am 3. und 4. Juni in Bonn stattfand. Das Spiel ist nicht nur schneller, auch das (nationale) Spielfeld ist größer geworden: immer mehr Spieler tummeln sich dort, immer mehr auch durchtrainierte Athleten, an denen sich die immer zahlreicheren Anfänger orientieren können. Setzten wir uns auf die Tribüne und schauen für zwei Tage dem Spiel zu.

E-Rechnungs-Gipfel 2019

(Foto: Mike Hoehn - die-event-fotografen.de)

Der große Rahmen der öffentlichen Verwaltung

Wo die elektronische Rechnung im großen Maßnahmenpaket zu verorten ist, zeigte in seiner Keynote Erwin Schwärzer (BMI) für den Bund auf. 41 IT-Maßnahmen für ca. 200 Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung sollen ab 2019 umgesetzt werden. Zehn unter der Rubrik „ERP“, eine davon die E-Rechnung. Hintergrund dafür ist das Onlinezugangsgesetz (OZG), nach dem bis 2022 Bund, Länder und Kommunen alle Verwaltungsleistungen in Deutschland über Verwaltungsportale auch digital anbieten und diese Portale zu einem Verbund verknüpfen sollen. Eine der 575 Leistungen ist die E-Rechnung. An die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) sollen bis November 2019 335 Bundeseinrichtungen angeschlossen sein.

Von der Rechnung weiter zur Beschaffung / Supply Chain

Wurde beim E-Rechnungsgipfel 2018 noch von Projektkonzepten und laufenden Projekten berichtet, konnten in diesem Jahr Ergebnisse und bereits produktive Verfahren vorgestellt werden. Der Bund ist mit seiner ZRE längst am Start. Aus Bremen (Rainer Heldt, Die Senatorin für Finanzen Freie Hansestadt Bremen) und Hamburg (Henning Mahncke, Finanzbehörde Hamburg) wurde ähnliches berichtet. Selbst Berlin, nicht gerade bekannt für moderne Verwaltung und im Zeitplan liegende Projekte, konnte ein erfolgreiches E-Rechnungsprojekt präsentieren (Josephine Bernickel, Senatsverwaltung für Finanzen Berlin). Sind die Voraussetzungen für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen geschaffen, dann kommt sofort der Wunsch nach mehr Digitalisierung in den Verwaltungs- und Geschäftsprozessen: weiter in die Beschaffung bzw. Supply Chain. Denn liegt eine Bestellung in strukturierten, zur Rechnung kompatiblen Daten vor, können Bestellung und Rechnung weitgehende automatisiert gegeneinander geprüft werden. Für Sören Bergner (Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat) ein ganz entscheidender nächster Schritt.

Nachnutzung von Lösungen und Materialien

Das Rad muss nicht in jedem E-Rechnungsprojekt neu erfunden werden. Vieles, was bereits erarbeitet wurde, steht zur Nachnutzung zur Verfügung. So nutzt das Land Berlin die ZRE des Bundes. Oder die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) stellt auf ihren Internetseiten Materialien bereit, die von allen (nicht nur) öffentlichen Einrichtungen in Bund, Ländern und Kommunen genutzt werden können.

E-Rechnung in der Wirtschaft

Gibt es in der Wirtschaft ähnlich große Fortschritte bei der Umsetzung der E-Rechnung wie in der Verwaltung? In der Wirtschaft ist die Situation schwieriger, insbesondere im Hinblick auf den Mittelstand. Hier mangelt es noch an Informationen und Wissen. So die Erkenntnis von Nils Britze (Bitkom) und Stephan Greulich (Datev). Nicht die Technik, sondern die organisatorischen Prozesse sind hier die Hürden bei der Einführung von digitalen Geschäftsprozessen. Nachnutzungsszenarien wie in der Verwaltung fehlen hier. Hier ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gefordert, das sich dieser Herausforderungen zukünftig auch annehmen will.

Treiber des elektronischen Rechnungsaustauschs?

Worin liegt die unterschiedliche Dynamik bei der E-Rechnung zwischen Verwaltung und Wirtschaft begründet? Was sind die Treiber des elektronischen Rechnungsaustauschs? Regulatorische Vorgaben sind entscheidend. So die Erfahrung von Experten der Verwaltung bei verschiedenen Talk-Runden auf dem Podium und Diskussionsbeiträgen aus dem Auditorium. Was ist zu tun und bis wann muss dies umgesetzt sein? Steht das fest, kommen Projekte ins Laufen und zum (einigermaßen) fristgerechten Ende. Die Verwaltung hat Vorgaben, die Wirtschaft nicht. Könnten für die Wirtschaft insbesondere steuerliche Anforderungen (Clearance) ein Katalysator sein? Ja, so die Erkenntnis von Richard Putz (Holzeisen Reich Oberthaler Putz), der über die seit Anfang 2019 geltende flächendeckende und verpflichtende Einführung der E-Rechnung in Italien berichtete.

Frankreich dagegen verfolgt einen strategisch anderen Ansatz, wie Cyrille Sautereau, Vorsitzender des französischen Forums für E-Rechnung (FNFE-MPE) ausführte: Von „Pull“ zu „Push“. Nicht der Rechnungsempfänger ergreift die Initiative und fordert vom Rechnungssteller strukturierte Daten an, sondern der Rechnungssteller schickt an alle seine Kunden in einer hybriden Rechnung so viele strukturierte Daten mit, wie der bereitstellen kann. Ein Rechnungsempfänger nutzt dann die Daten, die er benötigt und verarbeiten kann. Wenn er nun aber mehr Daten benötigt, funktioniert dieser Ansatz dann noch?

Problem korrekter Rechnungsdaten

Kann der Rechnungssteller alle erforderlichen Daten liefern? Versteht der Rechnungssteller die Semantik der einzelnen Datenelemente? Stehen die Daten an der richtigen Stelle? Oftmals nicht. So die Erkenntnis von Ulrike Linde (Strategien für die digitale Gesellschaft), aus dem Planspiel zur E-Rechnung, das der VeR bis Herbst 2018 mit Rechnungen aus der Wirtschaft an die Verwaltung durchgeführt hat. Ähnliches berichtete auch Richard Putz aus Italien, wo sich die Datenqualität der elektronischen Rechnungen als kritischer Faktor erwiesen hat. Um diese Probleme zu lösen, sollten die Rechnungssteller und die Hersteller von rechnungserstellender Software bei der Optimierung der Rechnungsinhalte unterstützt werden.

Fazit

Viel Spannendes war während der zwei Tage von der Tribüne aus zu sehen. Genauso spannend wie die Eindrücke von den Entwicklungen beim elektronischen Rechnungsaustausch im vergangenen Jahr sind die Fragen, die sich daraus für den E-Rechnungsgipfle 2020 abzeichnen: Können auch alle kleinen öffentlichen Einrichtungen E-Rechnungen empfangen und idealerweise automatisiert verarbeiten? Wie weit sind wir auf dem Weg von der Rechnung zur Beschaffung / Supply Chain? Kommt der Austausch strukturierter Rechnungsdaten endlich auch in der Wirtschaft in die Breite? Welchen Schwung hat die Implementierung der europäischen Rechnungsnorm und ihrer Ausprägungen XRechnung und Zugferd durch die Softwarehersteller bekommen? Werden die steuerlichen Anforderungen an Rechnungen auch bei uns Richtung Clearance verschärft? Eines ist beim E-Rechnungsgipfel 2020 bereits sicher: Das Spiel ist dann noch schneller geworden.

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