Aus dem Weiß(tage)buch

Elektronische Rechnungen in der EU – Fazit einer Erfolgsgeschichte und mögliche Weiterentwicklungen

Kommt ein Echtzeit-Kontrollsystem für Steuerkontrollen bei Rechnungen?

Von Dietmar Weiß

(06.06.2019)

Dietmar Weiß hat sich die Studie der EU-Kommission zur Umsetzung der seit 2006 geltenden Mehrwertsteuersystemrichtlinie durch die Mitgliedstaaten genauer angeschaut und ordnet deren Ergebnisse ein. Er kommt zu dem Fazit: Die Vereinheitlichung der Rechnungsvorschriften erleichtert allen europäischen Beteiligten die Arbeit und hat nachweislich zu Einsparungen bei den Unternehmen geführt.

Elektronische Rechnungen verzeichnen nicht nur steigenden Anteil an der Gesamtmenge an Rechnungen, im öffentlichen Bereich sind bestimmte Einrichtungen zum Empfang der elektronischen Rechnungen in X-Format verpflichtet. Dies wurde EU-weit mit EU-Richtlinie 2014/55/EU europaweit festgelegt.

Damit dies überhaupt möglich wurde, wurde 2006 als Grundvoraussetzung die EU-weite Vereinheitlichung der Rechnungen mittels EU Richtlinie 2006/112/EG des Rates vom 28. November 2006 über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem (sogenannte „Mehrwertsteuersystemrichtlinie“) verabschiedet.

Damit waren verschiedene Zielsetzungen verbunden:

• Verringerung des Verwaltungsaufwandes für Unternehmen
• Verringerung von Mehrwertsteuerbetrug
• das reibungslose Funktionieren des Binnenmarktes
• Förderung von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU)
  
  
  

Diese Zielsetzungen wurden von der EU in einer Untersuchung nun validiert und in einer Studie (ISBN 978-92-79-99298-8) veröffentlicht (https://publications.europa.eu/en/publication-detail/-/publication/486f3631-2db1-11e9-8d04-01aa75ed71a1/language-de/format-PDF).

Dabei werden folgende interessante Ergebnisse zusammengefasst – und Ratschläge angeregt.

Reduzierter Verwaltungsaufwand bei Unternehmen

Die Studie bestätigt, dass die Vereinheitlichung der Rechnungsstellungsregeln in der EU durch o. g. Richtlinie in nahezu allen Ländern umgesetzt und erreicht wurde. Der Gleichstellungsgrundsatz von e-Rechnungen gegenüber Papierrechnungen ist ebenso flächendeckend vorhanden, wie die Technologieneutralität bei den E-Rechnungsformaten.

Dies führte dazu, dass der Anteil der e-Rechnungen in den letzten Jahren deutlich anstieg. In 2017 wurden EU-weit geschätzte 18 Mrd. Rechnungen erstellt, wovon ca. 5 Mrd e-Rechnungen waren. 60 % der e-Rechnungen lagen hierbei in unstrukturierten Formaten (z. B. pdf-Format) vor (Der nächste Schritt in Richtung strukturierte Formate ist durch EU Richtlinie 2006/112 mittlerweile bereits eingeläutet.)

Der grenzüberschreitende Gebrauch von e-Rechnungen innerhalb der EU stieg seit der Mehrwertsteuersystemrichtlinie erheblich an. Die EU beziffert die damit verbundenen Einsparungen im Zeitraum 2015 bis 2017 auf 920 Mio €.

Welche Verbesserungen wurden festgestellt?

Zum einen wurde festgestellt, dass die Rechnungsprüfung im Unternehmen, also die Prüfung von Integrität und Authentizität der e-Rechnungen in der Richtlinie unzureichend definiert wurde. Zudem ist das elektronische Siegel nach eIDAS-Verordnung nicht enthalten – da eIDAS erst später verabschiedet wurde.

Weiterhin ist die Definition der e-Rechnung nach Mehrwertsteuersystemrichtlinie etwas anders formuliert als in der neuen Richtlinie über die Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.

Deswegen wird von den Autoren empfohlen, die innerbetrieblichen Steuerungsverfahren zur Rechnungsprüfung zu aktualisieren und als „Prüfpfad“ für Unternehmen anzubieten. Man könnte dies als Empfehlung für einen „Referenzprozess der Eingangsrechnungsprüfung“ verstehen.

Weiterhin wird vorgeschlagen, dass die Kommission eine Unterscheidung in strukturierte und unstrukturierte Rechnungen vornehmen könnte, denn nur strukturierte e-Rechnungen erlauben eine „voll (oder quasivolle) Automatisierung des Rechnungsprozesses“. Interessanterweise wird in der Studie in diesem Zusammenhang explizit auf die E-Rechnungserfahrungen in Italien und die dortigen Erfahrungen hingewiesen, bevor mittelfristig nur die strukturierte e-Rechnung als valides Dokument für den Vorsteueranspruch festgelegt werden könnte.

Etwas kritisch wird in der Studie der Trend beurteilt, dass im Zuge der Bekämpfung von Steuerhinterziehung eine zunehmende Zahl an Mitgliedsstaaten elektronische Berichtspflichten einführen, was einer Harmonisierung in der EU zuwiderläuft.

Ebenso wurde festgestellt, dass sich die Komplexität und regulatorische Anforderungen hinsichtlich Archivierungsvorschriften für e-Rechnungen erhöhen. Als Lösung wird ein neuer Standard für europäische Cloud Services gesehen, in welchen e-Rechnungen in Übereinstimmung mit der MwSt-Richtlinie aufbewahrt werden könnten.

Angesichts einheitlicher Rechnungsstellungsvorschriften in Europa zeigen sich die Verfasser sehr zufrieden. Lediglich die Strafen bei Ungenauigkeiten, fehlenden Informationen oder Verspätungen sollten genauer und einheitlicher in der EU geregelt sein.

Last but not least untersuchte die Studie noch die Wirksamkeit der Mehrwertsteuersystemrichtlinie hinsichtlich der Steuerkontrollaktivitäten. Eine Auswirkung in dieser Richtung konnte die Studie nicht feststellen. Mit Blick nach vorne sind weitere Anstrengungen notwendig und es wird auf zwei Punkte explizit hingewiesen:

Zum einen ist die laufende Arbeit an einem definitivem Mehrwertsteuersystem in der EU für Güter zu beachten. Diese Diskussion sollte mit anderen Kontrollmaßnahmen abgestimmt werden, und für diese sollte ein „Quasi-Echtzeit-Kontrollsystem“ für intra-EU Transaktionen in Betracht gezogen werden.

Empfehlungen für Unternehmen

Für Unternehmen ergeben sich aus den Ergebnissen und Überlegungen vor allem zwei Empfehlungen:

Die elektronische Rechnungsbearbeitung inkl. Rechnungsprüfung ist nicht zu vernachlässigen und sollte eingeführt sein.

Die elektronischen Rechnungen nehmen weiter zu, dabei ist seitens EU das strukturierte Format, z. B. XRechnung präferiert. Es sollte daher die Rechnungserstellung in XRechnungsformat geplant werden. Laut Zeitplan des Bundes ist die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung Anfang 2021 bereits verabschiedet.

Fazit

Die Vereinheitlichung der Rechnungsvorschriften erleichtert allen europäischen Beteiligten die Arbeit und haben nachweislich zu Einsparungen bei den Unternehmen geführt.

Konkret sieht man dies auch in unseren Projekten, denn die softwaregestützte Prüfung von Rechnungsvorschriften funktioniert für europäische Rechnungen recht ordentlich.

Bei den elektronischen Rechnungen ist mit dem unstrukturierten pdf-Format auf Erstellerseite ein einfach zu erstellendes und günstiges Format für jedermann verfügbar. Die Erzeugung und Verwendung von strukturierten e-Rechnungen ist in der Tat noch etwas anspruchsvoller, da zur Erstellung technisch eine Verbindung zur Rechnungserzeugung im ERP-System benötigt wird. Nicht alle ERP-Systeme bieten das derzeit an. Auf der Erkennungsseite sind entsprechende Import-Module und Viewer für XRechnungen notwendig.

Interessant an der Studie sind die angedachten Empfehlungen in Richtung Quasi-Echtzeit-Kontrollsystem“ für intra-EU Transaktionen.

Quelle

Studie zur Evaluierung der Rechnungsstellungsregeln der Richtlinie 2006/112/EC

https://publications.europa.eu/en/publication-detail/-/publication/486f3631-2db1-11e9-8d04-01aa75ed71a1/language-de/format-PDF

• Published: 2019-02-08
• Corporate author(s): CASE Centre for Social and Economic Research , Directorate-General for Taxation and Customs Union (European Commission) , Economisti Associati , Mazars Group
• Themes: Enterprise policy, Approximation of legislation, Taxation

• Subject: fiscal policy, provision of services, report, small and medium-sized enterprises, tax exemption, tax harmonisation, tax relief, VAT