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Einstiegsszenario für elektronische Rechnungsprozesse

Von Achim Kauffmann

05.10.2016

Achim Kauffmann

Achim Kauffmann 
Achim Kauffmann ist Vice President Business Development bei der Basware GmbH.

Das Thema Digitalisierung ist längst mitten in den Unternehmen angekommen. Während manche Branchen und Fachabteilungen den Wandel schon vollzogen haben, stehen andere noch am Anfang. Glaubt man aktuellen Zahlen, gehören Buchhaltungen eher zur zweiten Gruppe. Der Anteil elektronischer Rechnungen am Gesamtvolumen liegt in Deutschland noch bei unter 10%. Mit Wachstumsraten von jährlich 30% und der Förderung des elektronischen Rechnungsaustauschs im öffentlichen Sektor ist die Tendenz allerdings deutlich steigend. Finanzleitern und allen anderen, die in einem Unternehmen mit dem Umstieg auf elektronische Prozesse befasst sind, stellt sich also die Frage, wie sie dieses komplexe Thema am besten anpacken. Mein Rat: Think big, start small!

 

Schritt 1: Rechnungsautomatisierung und Scan & Capture

Pünktliche Zahlungen und die Nutzung von Skonti werden meist dadurch verhindert, dass Rechnungen lange im Unternehmen zirkulieren – sei es durch einen dezentralen Rechnungseingang oder lange Prüfungs- und Genehmigungswege. Für Finanzleiter ist es außerdem schwierig, jederzeit den Überblick zu haben, welche Verbindlichkeiten wann zur Zahlung anstehen und wie viele Rechnungen im Umlauf sind. Mit einem elektronischen und weitestgehend automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozess können Sie die Durchlaufzeiten der Rechnungen verkürzen und den Liquiditätsbedarf Ihres Unternehmens mühelos vorhersagen.

Voraussetzung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist der Eingang „echter“ elektronischer Rechnungen, also von Rechnungen im strukturierten Datenformat, denn nur die sind maschinenlesbar und damit auch automatisch weiterzuverarbeiten. Nicht alle Lieferanten sind technisch in der Lage oder willens, elektronische Rechnungen zu schicken. Um dennoch möglichst schnell zu einer vollständig automatisierten Rechnungsverarbeitung zu kommen, bleibt vielen Unternehmen das Einscannen von Papierrechnungen nicht gänzlich erspart. Das betriebsinterne Scannen und Validieren eingehender Rechnungen erfordert nicht nur eine aufwändige und teure Anpassung der IT-Infrastruktur, sondern diese Routineaufgabe nimmt auch viel Zeit in Anspruch, die den Mitarbeitern dann für wichtigere Tätigkeiten fehlt. Achten Sie deswegen darauf, dass Ihr Lösungsanbieter für die Rechnungsautomatisierung ergänzende Scan & Capture-Dienstleistungen vorhält. Durch die Auslagerung dieses Prozessschrittes, sparen Sie Kosten, reduzieren interne Aufwände – und erhalten dennoch 100% elektronische Rechnungen.

Schritt 2: Überzeugen Sie Ihre Lieferanten von e-Invoicing

Ein schneller Start der automatisierten Rechnungsverarbeitung bringt ebenso schnell mehr Prozesseffizienz und erste Einsparungen. Um jedoch umfassend von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsverarbeitung zu profitieren, muss der Anteil „echter“ elektronischer Rechnungen, also e-Invoices, im Rechnungseingang erhöht werden. Im zweiten Schritt sollten Sie daher Ihre Lieferanten von e-Invoicing überzeugen. Den größten Erfolg werden Sie haben, wenn Sie dafür sorgen, dass diesen – je nach Größe des Unternehmens, technischer Voraussetzungen und Rechnungsvolumen – verschiedene Möglichkeiten der Rechnungsübermittlung zur Verfügung stehen. Große Lieferanten können zum Beispiel über eine Schnittstelle direkt mit Ihnen verbunden werden, damit die Rechnungsdaten im passenden Format direkt von System zu System übertragen werden (EDI). Kleinere Lieferanten bevorzugen häufig die Nutzung eines Portals, in das sie die Rechnungsdaten online eingeben und von dort als e-Invoice an Sie schicken, da diese Variante keine Änderung an ihrer IT-Infrastruktur erfordert. Je nach Wahl des Lösungsanbieters stehen weitere Optionen zur Verfügung, die für den gewünschten Automatisierungsgrad und das Rechnungsvolumen passend sind.

Optionen für elektronischen Rechnungsversand

Manche Anbieter unterstützen zudem ihre Kunden mit gezielten Kampagnen bei der Aktivierung ihrer Lieferanten für den Versand elektronischer Rechnungen.

Nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Lieferanten bietet e-Invoicing viele Vorteile. Rechnungsgenehmigungen – und damit Zahlungen – können schneller erfolgen, sie haben jederzeit Einsicht in den Bearbeitungsstatus der Rechnung und Fehlerquoten werden reduziert. Das spart auf beiden Seiten Zeit und Geld.

Schritt 3: Purchase-to-Pay – mehr Effizienz durch eine engere Zusammenarbeit von Buchhaltung und Einkauf

Spricht man von einem automatisierten Rechnungsprozess, so wird in den meisten Fällen lediglich an den elektronischen Rechnungsempfang und die automatische Weiterverarbeitung mit Kontierung, Genehmigung und Zahlung gedacht. Doch auch die Bestellung und Lieferung gehören zur Rechnung dazu. Und so empfiehlt es sich, in einem dritten Schritt den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung von der Bestellung bis zur Zahlung in den Fokus zu nehmen. Mit einem durchgängig elektronischen Purchase-to-Pay-Prozess kann ein höherer Automatisierungsgrad erreicht und die Effizienz weiter gesteigert werden. Lieferanten können eingehende elektronische Bestellungen per Knopfdruck in eine Rechnung umwandeln. Nach der Zustellung ins System des Empfängers kann die Rechnung ohne manuelles Eingreifen mit Bestellungen und Wareneingang abgeglichen, kontiert und zur Zahlung freigegeben werden.

Auch wenn ein Unternehmen zunächst nur mit e-Invoicing startet, sollte dieser Fakt bei der Auswahl des Anbieters mit bedacht werden, denn nur wenige bieten Lösungen an, die bei Bedarf den gesamten P2P-Prozess abdecken können.

Purchase-to-Pay

(Abbildung anklicken für vergrößerte Darstellung)

Schritt 4: Nutzen Sie Financing Services zur Optimierung des Umlaufkapitals

Um Risiken zu minimieren und das Umlaufkapital zu optimieren, verfolgen Käufer und Lieferanten gegensätzliche Ziele: Lieferanten möchten schnell bezahlt werden, während Käufer die Kreditorenlaufzeit verlängern wollen, um Kapital länger im Unternehmen zu halten. Auf Basis eines elektronischen Purchase-to-Pay-Prozesses bietet die Vernetzung von Käufern und Lieferanten über offene B2B-Netzwerke unkomplizierte Finanzierungsmöglichkeiten, die dieses Spannungsverhältnis lösen.

Für Lieferanten gibt es zum Beispiel Angebote zur Zwischenfinanzierungen ihrer Rechnungen. Diese sind ideal für KMUs mit schwankendem Geldbedarf. Andere Angebote richten sich hingegen an Käufer und ermöglichen es diesen, Lieferanten schneller zu bezahlen und gleichzeitig ihr Geld länger zu behalten. Finanziert wird das durch die Bank des Käufers. Für beide Seiten gleichermaßen interessant ist sogenanntes Dynamic Discounting. Dieses dynamische Frühzahlungsprogramm gewährt gestaffelte Rabatte, je nach Zahlungszeitpunkt der Rechnung innerhalb der Zahlungsfrist. Anders als bei herkömmlichen Frühzahlungs-Programmen hat man dabei die Möglichkeit, Skonto auf alle Eingangsrechnungen zu erhalten, die vor der Zahlungsfrist beglichen werden.

Dynamische Skontierung

Wie viel Skonto zu welchem Zeitpunkt gewährt wird und welche Rechnungen für das Programm freigegeben sind, können Käufer und Lieferanten ganz unkompliziert über das Netzwerk verhandeln.

( Dieser Artikel erschien im Origial unter: http://baswa.re/2bTOQHW)

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