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Newsletter Ausgabe 10-2018 vom
2. November 2018

Inhalt:

MAGAZIN


MESSE

Editorial: Start der zentralen Rechnungseingangs­plattform des Bundes und Neufassung der GoBD

 

Ist es Zufall, dass just dann, wenn die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes an den Start geht, die GoBD neu gefasst werden sollen? Oder räumt der Bundesfinanzminister als Mitbetreiber des Portals sich da Steine aus dem Weg, über die er selbst stolpern könnte?

Wenn ab Ende November die Voraussetzungen geschaffen sind, dass Rechnungen im Format XRechnung oder in einem nach der europäischen Norm zulässigen Format an den Bund geschickt werden können, dann kann es vorkommen, dass dort Rechnungen nicht in der Syntax UBL-XML, dem  Inhouse-Format der Verwaltung eingehen, sondern in der Syntax UN/CEFACT-XML, der zweiten nach der europäischen Norm zulässigen Syntax. Diese Rechnungen müssen dann in das Inhouse-Format der Verwaltung umgewandelt werden.

Die GoBD (Randziffer 135) sagen dazu: Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen.

Diese Anforderung ist für den Rechnungsempfänger lästig, insbesondere dann, wenn beiden Formaten, so wie es hier der Fall ist, dasselbe semantische Datenmodell zugrunde liegt. Denn weder Rechnungsinhalte noch Zugriffs- und Auswertungsmöglichkeiten können bei dieser Umwandlung verloren gehen.

Nach dem Entwurf der Neufassung der GoBD soll zukünftig die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausreichen, wenn keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird, wenn bei der Konvertierung keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen, wenn die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung dokumentiert wird (Verfahrensdokumentation) und wenn die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt werden.

Nicht nur die Verwaltung auch die Wirtschaft kann sich freuen, sich künftig in vielen Fällen nicht mehr mit der elektronischen Aufbewahrung von Unterlagen, für die sich nie mehr noch jemand interessieren wird, oder dem Jonglieren mit Indizes herumschlagen zu müssen.

Kann dieses Modell nicht Schule machen: Der Staat trifft Regelungen, seine internen Verwaltungsverfahren zu verschlanken, und diese Regelungen kommen genauso der Wirtschaft zugute?

Ihr Gerhard Schmidt

Zugferd: Entwurf Zugferd 2.0 zur Kommentierung veröffentlicht

Das Forum Elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat den Entwurf der Spezifikation von Zugferd 2.0 zur öffentlichen Kommentierung bereitgestellt. Anmerkungen sind bis zum 12. November 2018 möglich. Nach Einarbeitung der Kommentare soll die finale Fassung der Spezifikation Mitte Dezember 2018 zur Verfügung stehen.

Aus dem Ferd: Ferd-Newsletter Ausgabe 2-2018

Beiträge: 1. Gelungene Veranstaltung: Workshop zur Neuausrichtung des Forums elektronische Rechnung Deutschland, 2. Der organisatorische Weg zur E-Rechnung in Hamburg: Positives Fazit der Verwaltung, 3. DLT-Handreichung zur elektronischen Rechnungsverarbeitung in der Kommunalverwaltung.

Forschung: Studie: Akzeptanzfaktoren des E-Invoicing 2018 (Georg Rainer Hofmann, Meike Schumacher)

Mit dem Umstieg von Papier-Rechnungen auf Elektronische-Rechnungen spart man in Europa in den nächsten Jahren mehrere Milliarden Euro pro Jahr ein. Damit das gelingt, haben Wirtschaft und Verwaltung jedoch noch einige Hausaufgaben zu erledigen, stellt die eco Studie „Akzeptanzfaktoren des E-Invoicing" fest. Eine aktualisierte Version der Studie hat der eco Verband in Kooperation mit dem Information Management Institut (IMI) an der Hochschule Aschaffenburg in zweiter Auflage im September 2018 veröffentlicht.

Öffentliche Verwaltung: Bundesinnenminister will zentrale Rechnungseingangs­plattform des Bundes persönlich eröffnen

Im Rahmen der Smart Country Convention soll am 20. November die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes eröffnet werden. Bundesinnenminister Seehofer will persönlich den Startschuss dafür geben.

Rechtliches: Entwurf der Neufassung der GoBD

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat einen Entwurf mit Vorschlägen zur Überarbeitung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vorgelegt. Die Wirtschaft regt schon seit einiger Zeit an, das aus dem November 2014 stammende BMF-Schreiben an die fortschreitende Digitalisierung anzupassen. Die vorgesehenen inhaltlichen Änderungen der GoBD sind allerdings übersichtlich.

Veranstaltungen: Termine der nächsten Monate

* 09.11. Webinar: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung – Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis (Seeburger)
* 16.11. Webinar: E-Invoicing in der öffentlichen Verwaltung (Seeburger)
* 15.11.-16.11. Bielefeld: Eurofactura 2018 (ferd management & consulting)
* 19.11. Webinar: E-Rechnung, Mobiles Scannen und GoBD - Chancen nutzen, Risiken minimieren (Peters, Schönberger & Partner)
* 23.11. Webinar: Aktuelles aus dem European Multi-Stakeholder Forum on Electronic Invoicing (Seeburger)
* 30.11. Webinar: Erfahrungsbericht Schweiz: Die Elektronische Rechnung in der Wirtschaft (Seeburger)
* 07.12. Webinar: Einführung der E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung (Seeburger)
* 14.12. Webinar: Praxisbeispiel: Elektronische Archivierung (Seeburger)
* 21.12. Webinar: Die E-Rechnung – Fazit 2. Halbjahr 2018 (Seeburger)

SEEBURGER: Mit SEEBURGER Cloud Services schnell und einfach EU-konforme Rechnungen an Behörden und andere Partner in Österreich verschicken

Die elektronische Rechnungsstellung Business-to-Government (B2G) des Bundes in Österreich ist seit 1. Januar 2014 verpflichtend. Alle (in Österreich ansässigen) Lieferanten der österreichischen Institutionen des Bundes sind verpflichtet, Rechnungen nach dem österreichischen IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG) in elektronischer Form zu übertragen. SEEBURGER bietet Ihnen einen „Plug-and-Play" Cloud Service für Österreich an, an den Sie die Rechnungsdaten in einem Standardformat einfach übergeben können. Die E-Invoicing-Services sind unabhängig vom ERP-System und beinhalten die gesetzlich nötige Archivierung für Österreich.

Basware: Das Ende von Papierrechnungen und Scan-Prozessen (OCR) naht – die clevere Alternative

Papierrechnungen und OCR, also die optische Zeichenerkennung nach dem Scannen, werden eher früher als später aussterben – eine ziemlich gewagte und durchaus streitbare These, wenn man bedenkt, dass der Anteil elektronischer Rechnungen am gesamten Rechnungsaufkommen in Deutschland bei nur 10% liegt und 29% der deutschen Unternehmen Rechnungsdaten mittels OCR erfassen. Warum die These dennoch haltbar ist und was maschinenlesbare PDFs damit zu tun haben, erfahren Sie im Basware-Blog.

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