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XRechnung vs. ZUGFeRD – Was sie über die Formate zum Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung wissen müssen

Autor: André von de Finn, Director Network Business Area DACH

04.12.2017

Lange Zeit wurde ZUGFeRD als möglicher Standard für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung gehandelt. Im Juni 2017 wurde nun das Format XRechnung vom IT-Planungsrat veröffentlicht und damit zum nationalen Standard. Wir haben uns gefragt, durch was sich die beiden Formate auszeichnen, wo die Unterschiede liegen und ob man ZUGFeRD trotzdem für die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung nutzen kann.

Das EU-Parlament verabschiedete 2014 eine Richtlinie, wonach im öffentlichen Sektor ab 2018 Rechnungen nur noch elektronisch verarbeitet werden sollen. Auf Basis der Richtlinie wurde ein Auftrag an das CEN erteilt, eine gemeinsame europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung zu entwickeln, um die Interoperabilität auf europäischer Ebene zu gewährleisten. Herausgekommen ist dabei das Datenmodell EN 16931, das die wesentlichen Kernelemente einer Rechnung im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr und die zulässigen Syntaxen für die Übermittlung bestimmt.

Was ist die XRechnung?  

Die XRechnung ist eine Anwendungsspezifikation des CEN-Datenmodells und damit der nationale Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Dieses Format wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards erarbeitet und im Juni 2017 vom IT-Planungsrat veröffentlicht. Die XRechnung ist technologieneutral, vollständig dokumentiert und steht kostenfrei zur Verfügung. So kann sie von allen genutzt und von IT-Dienstleistern problemlos in ihre Lösungen integriert werden. Der große Vorteil der XRechnung ist die klare Governance, d.h. es ist festgelegt, wer das Datenformat pflegt, wie neue Versionen veröffentlicht werden etc. Die XRechnung ist dadurch zukunftssicher.

Welche anderen Formate sind möglich?  

Prinzipiell steht es Rechnungsstellern allerdings frei, auch ein anderes Format für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung zu wählen, sofern es den Anforderungen der europäischen Norm entspricht. Um diese Vorgabe zu erfüllen, dürfen Anwendungsspezifikationen –die Core Invoice User Specification (CIUS) – keine Geschäftsregeln des CEN-Modells verletzen oder Datenfelder hinzufügen. Es ist lediglich zulässig, optionale Felder des europäischen Datenmodells zu Pflichtangaben zu machen. CIUS, die dem CEN-Modell ohne Änderungen entsprechen, nennt man „fully compliant“. Werden Datenfelder zusätzlich verpflichtend, sind diese CIUS „compliant“.

Was bedeutet das für ZUGFeRD?  

ZUGFeRD in seiner ursprünglich veröffentlichten Form entspricht nicht der EU-Norm. Daher wird bereits seit geraumer Zeit an einer Version 2.0 gearbeitet, die mittlerweile verabschiedet wurde und in Kürze veröffentlich wird. Genau wie die erste Version ist auch ZUGFeRD 2.0 in verschiedenen Profilen erhältlich. Basic und Extended bleiben erhalten, zusätzlich gibt es das Profil Buchungshilfe. Aus dem Profil Comfort wird das Profil EN 16931, das die Vorgaben der EU-Norm „fully compliant“ erfüllt.Eine weitere Neuerung bei ZUGFeRD 2.0 betrifft den Status als Hybridformat. Anders als bisher ist es nun möglich, XML und PDF, die zwei Repräsentanzen einer ZUGFeRD-Rechnung, in getrennten Dateien zu versenden oder auch nur rein strukturierte Daten im Form einer XML-Datei. Denn der europäische Standard kennt keine Hybridrechnungen und so kann ZUGFeRD 2.0 – oder auch Factur-X, wie es auf internationaler Ebene genannt wird – von allen europäischen Verwaltungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden.

Wer sich eingehender mit dem Thema XRechnung auseinandersetzen möchte, dem empfehle ich die FAQs der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Über ZUGFeRD 2.0 informiert das Forum elektronische Rechnung Deutschland und über das E-Rechnungsgesetz an sich unter anderem der Verband elektronische Rechnung

Beide Formate – ZUGFeRD 2.0 sowie die XRechnung – wird Basware künftig als Rechnungsstandards unterstützen. Wenn Sie Fragen dazu haben, schicken Sie uns einfach eine Nachricht

Übrigens: Zur Erprobung der elektronischen Rechnungsübertragung auf Basis des Datenaustauschstandards XRechnung hat der Verband elektronische Rechnung (VeR) in Zusammenarbeit mit der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) ein Planspiel entwickelt, das die praktische Umsetzung des Standards im Vorfeld der Einführung testen soll. Wenn Sie Rechnungsempfänger im öffentlichen Auftragswesen sind oder dort Kunden haben, können Sie mit einer Teilnahme am Planspiel aktiv zur Gestaltung des elektronischen Rechnungsaustauschs beitragen. Bitte sprechen Sie uns über das Kontaktformular an, wenn Sie am Planspiel teilnehmen möchten. 

Dieser Beitrag erschien im Original im Blog von Basware

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